Wendy van der Valk, Nevi-hoogleraar Inkoop & Leveranciersmanagement aan Tilburg University, pleit voor flexibele contracten in onzekere tijden. In haar visie is het cruciaal om de samenwerking met leveranciers te versterken en risico's te spreiden. Van der Valk benadrukt het belang van een evenwichtige benadering van contractmanagement, waarbij zowel relationele aspecten als administratieve taken aandacht krijgen. ⬇️
Het economisch klimaat is aan het veranderen. Wat betekent dat voor de trends die we zien in contractmanagement? Samen met Nevi-hoogleraar Wendy van der Valk bespreken we de huidige ontwikkelingen en blikken vooruit op de Contractmanagementdag.
Wendy van der Valk bekleedt de Nevi-leerstoel Purchasing & Supply Chain Management aan de Tilburg University. Zij voorspelt dat de rol van het contract de komende jaren weer groter wordt. Een ontwikkeling die ze niet per se toejuicht, wat misschien wat vreemd lijkt voor een inkoophoogleraar die zich nadrukkelijk met contractering bezighoudt. “Er is vaak een wisselwerking tussen contact en contract. Als het contact tussen klant en leverancier goed is, dan fungeert het contract hooguit als naslagwerk voor onvoorziene situaties waar je al pratend net niet helemaal uitkomt. Nu lijken contracten weer meer de boventoon te gaan voeren, wat het contact meestal niet ten goede komt.”
Waar in de snelle ‘wederopbouw’ van de economie na de coronapandemie het contact aan belang won, ontstaat nu de tegengestelde ontwikkeling. “Hoewel we als universiteit geen diepgravend onderzoek hebben gedaan, zien we wel dat langdurige raamcontracten in opkomst zijn. Die worden vaak gesloten vanuit het idee dat het makkelijker is om intensief samen te werken als je slechts een paar partners hebt voor een bepaalde product categorie; een prima gedachte. Tegelijkertijd zien we ook dat de kleur van de contracten doorgaans meer gericht is op het verkrijgen van zekerheid: het raamcontract als garantiemechanisme. In onzekere tijden gaat dat tegen je werken, want je weet niet hoe de wereld er over een paar jaar uitziet. Hoe ontwikkelen zich bijvoorbeeld de kosten en daarmee de prijs? Ondanks een raamcontract heb je als inkopende partij geen zicht op de mate en richting van deze verandering.” Er zijn voorbeelden genoeg van sectoren die van de ene op de andere dag hun markt zagen veranderen, bijvoorbeeld door wijzigende wet- en regelgeving of het uitbreken van een oorlog. Meebewegen met de markt Van der Valk: “Veel sectoren zijn in transitie en dat betekent per definitie onzekerheid. Denk aan de energiesector, de landbouw, de bouw en de bijbehorende klimaatadaptie. Plus nog de onzekere (geo) politieke situatie.” Daardoor stellen bedrijven zich afwachtend op. De focus ligt meer intern en op de korte termijn, zodat er minder ruimte is voor samenwerkingsverbanden die pas op langere termijn hun vruchten afwerpen. “Het is meer gericht op behouden wat je hebt en er is minder ruimte voor innovatie.
“In sommige organisaties zie je wel een heel nadrukkelijke scheiding tussen inkoop en contractmanagement”Wendy van der Valk, Nevi Hoogleraar
Daarmee komt ook het efficiencydenken terug. “Logisch in economisch onzekere tijden, maar het zit innovatie wel in de weg. Het zet een rem op de in sommige sectoren broodnodige transities.” Haar advies is daarom om juist in onzekere tij den flexibele contracten af te sluiten, die mee kunnen bewegen met wat de markt vraagt.
Een ander advies is om juist de samenwerking op te zoeken met leveranciers. “Je overleeft een transitie niet in je eentje”, waarschuwt Van der Valk. Van de coronacrisis hebben we geleerd dat de organisaties die goed en flexibel samenwerkten met hun leveranciers, ook beter presteer den. Bedrijven die elkaar wat gunnen, rollen nu eenmaal makkelijker door moeilijke periodes heen dan bedrijven die een ‘ieder voor zich’-mentaliteit hebben.
Ook is het belangrijk om in onzekere tijden aan risicospreiding te doen. Dat staat in zekere zin een beetje haaks op het sluiten van raamcontracten, zegt ze. “Al mag je dat niet helemaal vergelijken. Een raamcontract hoeft natuurlijk niet te betekenen dat je aan single sourcing doet. Maar als de focus ligt op efficiency, is de kans wel groter dat je maar met één of twee leveranciers samen werkt. Vaak zijn dat dan leveranciers die primair worden gekozen op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding. Mijn advies zou zijn om, waar mogelijk, met meerdere leveranciers te werken die enigszins van elkaar verschillen; om bij kwaliteit van leveranciers ook onderwerpen als innovatiekracht en leverzekerheid mee te nemen. Dan blijf je flexibel en kun je naar een hogere versnelling schakelen als dat nodig is.”
Van der Valk juicht het toe dat contractmanagement als vakgebied volwassen is geworden. Net als inkoop heeft het vakgebied een enorme groei doorgemaakt. Maar ze ziet ook een keerzijde ontstaan. “In sommige organisaties komt wel heel nadrukkelijk een scheiding tussen inkoop en contractmanagement. Natuurlijk, het zijn verschillende vakgebieden en dat kun je intern ook prima als twee afdelingen inrichten, maar ze moeten wel als tandem opereren. De manier waarop je inkoopt heeft gevolgen voor hoe het contract wordt ingericht. Bovendien moeten contractmanagers tijdens de looptijd van het contract ook feedback geven aan inkoop.” Ze hoopt daarom dat de in zichten die contractmanagers meenemen van de Contactmanagementdag ook overvloeien naar inkopers. “Het is immers belangrijk dat zij van elkaars werk op de hoogte zijn.”
Ze ziet daarnaast ook dat organisaties soms nog een wat eenzijdige visie hebben op contractmanagement, bijvoorbeeld omdat er relatief meer aan dacht is voor relatie- en leveranciersmanagement dan voor bijvoorbeeld contractadministratie. Van der Valk denkt dat het belang hiervan wordt onder schat. “Contracten hebben de neiging om in de loop van de tijd uit de pas te gaan lopen met de werkelijkheid. Je moet ze regelmatig tegen het licht houden en updaten. Doe je dat niet, dan krijg je geheid discussie met leveranciers of bepaalde activiteiten wel of niet binnen het contract vallen. Als je je contractadministratie niet op orde hebt, kan je dat behoorlijk wat geld kosten. Bovendien schaadt het de relatie met leveranciers.”
Prestatiemanagement krijgt vaak wel de aandacht die het verdient, maar op dat vlak ziet ze dat de beloften van digitalisering in de praktijk lang niet al tijd worden waargemaakt. “In economisch goede tijden, waarin organisaties meer durven innoveren, zie je vaak dat prestatiemanagement wat losser wordt; dat minder harde en minder goed meetbare afspraken de boventoon voeren. Nu halen veel organisaties de teugels weer aan en verwachten meetbare prestaties van hun leveranciers. Waar het kan zetten ze daarvoor technologie in, zoals sensoren die de prestaties van een machine kunnen monitoren. Dat lijkt een waterdicht systeem, maar heel vaak ontstaat er daarna discussie over hoe je een getal moet interpreteren. Of het blijkt dat klant en leverancier over verschillende data beschikken.”
Van der Valks eigen leerstoel richt zich naast contractering en duurzaamheid ook op digitalisering. En hoewel je daarom ook veel enthousiasme voor digitale tooling zou verwachten, reageert ze terug houdend. “Natuurlijk, digitalisering kan veel werk vergemakkelijken. Maar je moet ook met de nieuwe tools kunnen werken en dat is vaak niet zo eenvoudig. AI is een interessante ontwikkeling, maar de vraag is: hoe zet je het zinvol in? Je kunt een tool als ChatGPT gebruiken bij het genereren van een eerste versie van een contract. Maar we gaan pas echt stappen maken als AI op basis van vergelijkbare contracten in de database kan voorspellen wat de valkuilen zijn, zodat je verbeteringen kunt aan brengen of alerter kunt zijn. Zo ver zijn we nog niet.”
In potentie is artificial intelligence heel krachtig, maar als je de techniek verkeerd inzet, kan het ook rampzalig uitpakken, waarschuwt ze. Er zijn voorbeelden te over van bedrijven die op basis van voorspelmodellen automatisch orders plaatsen bij leveranciers en daarna met overvolle magazijnen zitten omdat de vraag naar die producten helemaal is ingezakt. “Als je niet weet hoe tooling werkt en er blind op vertrouwt, dan is de kans groot dat je de plank misslaat.”
8 april 2025 | 10.00 - 19.00
Nevi en haar kennispartner CRICS nodigen je uit voor de 12e editie van de Contractmanagementdag op 8 april 2025 in het vernieuwde NBC Congrescentrum in Nieuwegein. Dit is dé gelegenheid om je kennis te verdiepen, inspiratie op te doen en waardevolle contacten te leggen in het vakgebied van contractmanagement.
Lees hieronder verder.
Een laatste onderwerp dat Van der Valk wil aansnijden, is relatio neel contracteren; een manier van contracteren die goed past bij onzekere omstandigheden en die Van der Valk daarom van harte aanbeveelt. Ze ziet alleen dat veel organisaties er nog mee wor stelen. “Wij zien in ons onderzoek regelmatig casussen voorbij komen van contracten waar sprake is van een zekere mismatch. Dan is de strategie bijvoorbeeld gericht op het realiseren van een outcome-based contract, maar de leveranciersselectie betreft dan bijvoorbeeld ‘slechts’ een voorkeursleverancier. Met andere woorden: er ontstaat een gat tussen wat je wilt bereiken en de leverancier die je daarvoor inzet, omdat een leverancier die goed kan werken onder een outcome-based contract, wel iets anders is dan een voorkeursleverancier.”
“In potentie is AI heel krachtig, maar als je de techniek verkeerd inzet, kan het ook rampzalig uitpakken”Nevi Hoogleraar
Van der Valk vervolgt: “Ook is het best lastig om de uitvoering van een contract volledig aan de leverancier over te laten en erop te vertrouwen dat het goed komt. Vaak hebben klanten de neiging om zich toch te veel tegen dingen aan te bemoeien en om prestaties te meten die niet per se gericht zijn op de uitkomsten. Relationeel contracteren betekent dat je de controle moet loslaten. Er horen heel andere processen bij, zoals een andere manier van prestatiemanagement en een andere governance.”
De uitvoering is mede zo moeilijk omdat een organisatie nooit alle contracten relationeel insteekt. Er zijn immers genoeg producten en diensten die je meer transactioneel contracteert. “Twee systemen van contractmanagement naast elkaar voeren is gewoon lastig”, constateert Van der Valk. “Het is heel logisch en menselijk dat onderdelen van de transactionele werkwijze toch in het relationele contractbeheer sluipen, bijvoorbeeld als er medewerkers vertrekken en er nieuwe mensen bij komen.”
Gerelateerde content
