Het IT-landschap in inkoop: uitdagingen, trends en toekomstvisie

IT-inkoop is booming. Aanbieders, producten en investeringen nemen in rap tempo toe. En dit is nog maar het begin, aldus Rasa Raoufi van Mithra AI Solutions. Volgens hem is het nu vooral zaak om de infrastructuur en skills op hetzelfde niveau te krijgen.

Het inkoop-IT-landschap omvat alle technologieën, systemen en platformen die worden gebruikt om inkoopprocessen uit te voeren, ondersteunen en optimaliseren. We hebben het dan over e-procurement systems, supplier relationship management tools, spend analysis applications, en contract management en category management solutions. Inkooptechnologie zorgt voor beter onderbouwde beslissingen, efficiëntere processen en minder handmatig werk en fouten. Data ondersteunt inkoopstrategieën, verbetert risicomanagement en kan toekomstige problemen in de supply chain voorspellen.

Datakloof overbruggen

Volgens Rasa Raoufi heeft de technologie de inkoopfunctie geholpen meer strategische verantwoordelijkheid te nemen, proactiever te worden en meer waarde toe te voegen. Raoufi kent de markt van inkoop-IT goed en adviseert CPO’s (chief procurement officers) en CFO’s (chief financial officers) bij investeringen in inkooptechnologie, en bij het opstellen van digitaliseringsplannen. Na zijn studie in Eindhoven werkte Raoufi vijftien jaar in supply chain-ontwerp en -inkoop, in de gezondheidszorg, en in de logistiek en automotive. In 2021 richtte hij met drie anderen Mithra AI Solutions op, naar eigen zeggen om de datakloof in procurement te overbruggen.

Versnellende achterstand

De inkoopfunctie heeft qua digitalisering een tijdje enigszins achtergelopen op andere functies, zegt Raoufi, maar vervolgens heeft het vak wel geprofiteerd van de wet van de versnellende achterstand. “In de afgelopen jaren is het belang van de inkoopfunctie namelijk enorm toegenomen, zeker in de ogen van bedrijfsleidingen. De ervaring die inkoopteams opdeden in de digitale transformaties van andere bedrijfsfuncties, kon hen helpen bij hun eigen softwarekeuzes.”

Drie bewegingen

Volgens Raoufi hebben drie bewegingen de ontwikkeling van inkooptechnologie voortgestuwd. Ten eerste de digitale transformaties waarbij handmatige processen zijn gedigitaliseerd en geautomatiseerd. De tweede is de komst van nieuwe geavanceerde technologieën als kunstmatige intelligentie en machine learning, blockchain en Internet of Things (IoT), die ook in inkoopprocessen zijn geïntegreerd. 

Ten derde het gebruik van platformen die het mogelijk maakten end-to-end-inkoopoplossingen met meerdere functionaliteiten te integreren in één omgeving, en het hele proces van source to pay omvatten. Dit verbeterde de gebruikerservaring en de efficiëntie van de processen aanzienlijk.

Raoufi verwacht zowel een consolidatie van aanbieders en oplossingen als een toename van applicaties voor nieuwe use cases in de komende vijf jaar. “Ik denk dat we nog maar aan het begin staan.” De technologie is daarbij volgens hem niet langer het knelpunt, maar er is wel behoefte aan volwassen geïntegreerde platforms, volwaardige infrastructuur en een passend niveau van vaardigheden bij inkoopprofessionals. Dat laatste zal volgens Raoufi nog een generatie vragen.

Tijd vergen

“Inkoopprofessionals zijn feitelijk nog maar net begonnen zich deze technologieën eigen te maken en zich meer gaan focussen op digitale tools, data analytics en technologiemanagement. Door de automatisering van routinematige taken kunnen inkoopteams zich meer richten op strategische activiteiten zoals supplier relationship management en langetermijnplanning. 

Terwijl het tien of vijftien jaar geleden nog vooral ging over of de inkooporder voor volgende week de deur uit was.” De ontwikkelingen gaan dus enorm snel, maar zullen ook nog tijd vergen om tot volle wasdom te komen.

Betere samenwerking met stakeholders

De digitale platforms zorgen ook voor betere samenwerking met leveranciers en interne stakeholders, wat resulteert in meer geïntegreerde en responsieve inkoopstrategieën. Om vakinhoudelijk relevant te blijven, moeten inkoopprofessionals zich de komende jaren richten op deze drie pijlers: digitale deskundigheid, strategische focus en samenwerking met leveranciers en stakeholders, zo is de overtuiging van Raoufi.

Grote valkuil

Volgens de medeoprichter van Mithra AI Solutions verzuimen veel organisaties genoeg energie te steken in het definiëren van de use case, waarvoor ze een inkoopoplossing aanschaffen. Er wordt volgens hem te vaak alleen gekeken of de software aansluit op hun wensen en waarde zal toevoegen. “Ik zie te vaak gebeuren dat er pakketten in gebruik worden genomen zonder dat vooraf de requirements worden gedefinieerd en gefaciliteerd. Dan is de kans groot dat je faalt. En wanneer dat gebeurt, is er niemand die begrijpt waarom het is mislukt. Dat is een grote valkuil, identificeer dus vooral de juiste use cases.”

Silovorming voorkomen

Een ander punt van zorg is de samenhang tussen de tools en oplossingen van verschillende aanbieders, voor de verschillende (sub-)processen op verschillende cloudinfrastructuren. Raoufi: “Al die systemen moeten goed kunnen samenwerken om waarde te genereren en efficiënte en gebruiksvriendelijke processen te garanderen. 

Silovorming moet worden voorkomen. Er is een strategie voor het IT-raamwerk en de onderliggende infrastructuur nodig, en daarnaast een strategie voor de use cases en de integratie met de business. Dat geeft stabiliteit en schaalbaarheid op de lange termijn.”

Explosie

De explosie aan applicaties, systemen en IT-oplossingen in het inkoopdomein maakt de juiste keuze van product en aanbieder behoorlijk ingewikkeld, zegt Raoufi. Hij adviseert CPO’s en CFO’s die een proces willen digitaliseren, eerst goed te begrijpen wat precies de use cases zijn en hoe ze in lijn liggen met de zakelijke doelstellingen van de onderneming. “Kijk bij de selectie van een product goed naar de functionele en technische match tussen de oplossing en de onderneming, anders valt het niet goed op te schalen. Schenk aandacht aan de gebruikerservaring en de daaraan gekoppelde bereidheid van medewerkers de oplossing te gebruiken. Controleer van aanbieders hoe lang ze bestaan, hoe stabiel ze zijn en wat hun staat van dienst is. Hoeveel klanten hebben ze? Zijn die klanten vergelijkbaar met je eigen organisatie? Hoe is de support en het onderhoud geregeld?”

TCO en ROI: proof of value

Er zijn nog te veel bedrijven die de TCO (total cost of ownership) en de ROI (return on investment) bij de aanschaf van inkoopsoftware over het hoofd zien, stelt Raoufi. “Ik adviseer daarom ook altijd om eerst op kleine schaal een betaalde proof of value uit te voeren, voordat een oplossing wordt aangeschaft. Want alleen dan krijg je een idee hoe een oplossing precies werkt. Een gratis proof of value is geen goed idee. Experimenteer met de oplossingen van een of meerdere aanbieders, en doe onderzoek naar de TCO en ROI. Daar hoor je vaak niets over in de presentaties van de leveranciers. Zorg dat je duidelijkheid krijgt over dataprivacy, cybersecurity, GDPR [General Data Protection Regulation, red.] en andere wettelijke compliancevereisten.”

Kwaliteit is toegenomen

Hoewel in de Verenigde Staten momenteel ontslagrondes worden aangekondigd als gevolg van de toenemende rol van artificial intelligence in bedrijfsprocessen, maakt Raoufi zich daar geen zorgen over. “De inzet van technologie heeft de inkoopfunctie laten groeien, de verantwoordelijkheid in veel organisaties vergroot en een permanente plek in de boardroom gegeven. De kwaliteit en kwantiteit van inkooptalent is toegenomen. We hebben inmiddels gezien dat mensen hun baan niet kwijt zijn geraakt door de komst van de technologie. Sterker nog: inkoopteams hebben hun rol op tal van gebieden weten te versterken, bijvoorbeeld in kostenreducties, duurzaamheid, compliance en risicobeheersing. Inkoopprofessionals die hun digitale vaardigheden ontwikkelen en bijhouden zijn zeker van hun baan.”