In tabel 3.1 zijn enkele van deze kosten uitgewerkt met voorbeelden. Hoewel deze opsomming van kosten handvatten voor identificatie geeft, is het identificeren van de werkelijke totale kosten vaak verre van eenvoudig. 

Bij het bepalen van de totale kosten kun je ook het concept van de ‘prijsberg’ gebruiken (afbeelding 3.1). Deze prijsberg geeft de ‘onder de oppervlakte’-kosten weer, die vaak geschat worden op ongeveer 80 procent van de totale kosten. Dat illustreert het belang van het kijken naar deze verborgen kosten. De prijs is slechts het topje van de ijsberg. Dus het topje van de totale kosten. Veel bedrijven houden bijvoorbeeld geen rekening met verwijderingskosten, terwijl die toch aanzienlijk kunnen zijn. 

Talrijke studies bevestigen dat de initiële aankoopprijs vaak het kleinste onderdeel van de totale kosten van een bedrijf is. Voor industriële apparatuur zoals pompen, ventilatoren of tandwielkasten, laat een rapport van Accenture Consulting bijvoorbeeld zien dat de aankoopprijs slechts 12 procent van de totale kosten vertegenwoordigt (Kapur, & Dedonatis, 2001).

Waardeanalyse (value analysis)

Bij waardeanalyse onderzoek je in detail of alle componenten, halffabricaten, eindproducten en service de beoogde functionaliteit bieden tegen de laagst mogelijke totale kosten. Deze methode wordt hoofdzakelijk toegepast aan de inkoopkant van organisaties. De essentie van waardeanalyse is dat je de laagste totale kosten zoekt waarbij een product of dienst voldoet aan alle verwachtingen van de inkopende organisatie ten aanzien van tijd, plaats en kwaliteitsbeleving.

Waardeanalyse wordt traditioneel gebruikt bij producten, maar er is geen reden waarom je deze aanpak niet zou kunnen toepassen bij diensten. Het primaire doel van waarde-analyse is om de waarde van het product of de dienst te laten stijgen tegen de laagst mogelijke kosten, zonder daarbij op kwaliteit in te boeten.

Waardeontwikkeling (value engineering)

Voordat er een nieuw product geproduceerd gaat worden, is het van belang om value engineering uit te voeren. Bij value engineering wordt van alle onderdelen en materialen van het toekomstige product getoetst of ze de juiste functie voor de klant vervullen, tegen de laagst mogelijke kosten. Zo voorkom je overspecificatie en zorg je ervoor dat er bij de verkoop voldoende marges overblijven. Productontwikkelaars gebruiken weliswaar al hun kennis, ervaring en intuïtie om de gevraagde functionaliteit tegen de gewenste kosten te leveren, maar toch blijken er in de praktijk regelmatig zaken in specificaties te sluipen die onnodige prijsconsequenties hebben (soms zelfs merknamen).

Hoewel value engineering vooral gericht is op het snijvlak tussen functionaliteit en kosten, wordt bij deze methode de functionaliteit nooit ondergeschikt gemaakt aan het bereiken van lagere kosten.

Value engineering wordt nog te weinig toegepast, vaak onder het mom van ‘daar hebben we geen tijd voor’. Nieuwe productontwikkelingen staan inderdaad vaak onder tijdsdruk. Daarom is het belangrijk dat je als inkoper snel en adequaat reageert op vragen van ontwikkelteams over kosten, beschikbaarheid op de markt, capaciteit, enzovoorts. Om een waardevolle inbreng te kunnen hebben, is het absoluut nodig dat inkoop vroeg bij ontwikkeltrajecten wordt betrokken. Alleen dan is er voldoende tijd om gedegen marktonderzoek te doen.

Er zijn goede redenen waarom inkoop het uitvoeren van value engineering zou moeten initiëren, promoten en zelfs sponsoren (dat geldt trouwens ook voor waardeanalyse):

• Alle specificaties en eisen voor materialen en producten gaan via de inkooporganisatie naar de leveranciers. Dat maakt dit bedrijfsonderdeel bij uitstek geschikt om te beoordelen welke producten mogelijk in aanmerking komen voor een kritische blik op de kosten.
• Inkopers zijn verantwoordelijk voor het verkrijgen van maximale waarde voor de prijs die de inkopende organisatie betaalt. Inkoop is ook verantwoordelijk voor het toetsen van de specificaties om te voorkomen dat er specifieke leveranciersgegevens of merknamen in de specificaties worden opgenomen.
• Door hun contact met verkopers en het uitvoeren van marktonderzoek heeft inkoop een perfecte positie om beschikbare alternatieven aan te dragen.