Een inkoopbeleid kan zowel voor de interne organisatie alsmede voor ondernemers een belangrijke rol vervullen. Wanneer gemeenten een actueel, volledig en goed leesbaar inkoopbeleid hebben, dan is dat voor veel bedrijven erg nuttig. Zij zijn in staat om een afweging te maken of het inschrijven op aanbestedingen voor hun interessant genoeg is. In het kader van de inkoopminor van de Hanzehogeschool in Groningen zijn wij op zoek gegaan naar de inkoopbeleidstukken van alle 355 gemeenten in Nederland. Na een grondige analyse hebben wij 9 tips geformuleerd voor inkopende gemeenten.
Tip 1. Bepaal wat je wilt bereiken met je inkoopbeleid
Bepaal binnen de inkopende organisatie welke onderwerpen je aan bod wil laten komen. Bespreek vervolgens welke doelen je wilt bereiken met het inkoopbeleid. Vertaal dit vervolgens naar meetbare beleidsdoelstellingen van de gemeente.
Tip 2. Vermijd vaagtaal, maak het document begrijpelijk en compact
Er is veel wet- en regelgeving op aanbestedingsgebied. Maak alleen de belangrijkste spelregels kenbaar aan ondernemers: zij zijn doorgaans geen juristen. Hoe dikker het beleid is, hoe minder effect en impact het waarschijnlijk zal hebben. Vermijd ambtelijke en juridische taal. Laat uw inkoopbeleid tegenlezen door de communicatieafdeling of een communicatiebureau.
Tip 3. Actualiseer je inkoopbeleid om de twee jaar
Het is belangrijk dat je aanhaakt op de beweging en verandering in de beleidsvoering en dat de informatie die in het inkoopbeleid staat nog steeds klopt en past bij waar de gemeente op dat moment voor staat. Het advies is om het inkoopbeleid één keer in de twee jaar te evalueren. Natuurlijk vaker als er noodzaak of reden voor is. Wij adviseren om dit gelijktijdig te doen met de publicatie van de nieuwe drempelbedragen die eens in de twee jaar worden gepubliceerd. Na de gemeenteraadsverkiezingen die elke vier jaar plaatsvinden is het verstandig om te kijken of het beleid nog steeds aansluit bij de politieke koers. Tot slot is het van belang om een aangepast inkoopbeleid altijd opnieuw vast te stellen en er een nieuwe datum onder te zetten, zodat ondernemers die dit lezen weten wat de status is van het beleid.
Tip 4. Beschrijf hoe ondernemers in aanmerking kunnen komen voor onderdrempelige procedures
Het is belangrijk dat MKB bedrijven en lokale ondernemingen goed worden voorgelicht over de aanmeld- en inschrijfprocedure. Dit kan bijvoorbeeld door de groslijstsystematiek toe te passen of een online aanmelddesk in te stellen voor ondernemers die geïnteresseerd zijn in opdrachten. Communiceer deze kanalen op de gemeentewebsite. MKB-bedrijven en lokale ondernemingen weten dan hoe zij zich kenbaar kunnen maken bij de gemeente. Vanuit die inschrijvingen kan de inkoper vervolgens bedrijven selecteren. Deze systematiek is objectief en transparant voor het uitnodigen van opdrachtgevers die willen deelnemen aan onderdrempelige aanbestedingen. Tevens sluit deze methodiek aan bij de aanbestedingswet- en regelgeving.
Tip 5. Stel concrete en meetbare duurzaamheidsdoelstellingen op
Veel gemeenten hebben een duurzaamheidsparagraaf, maar deze is vaak vrij oppervlakkig. Je kunt de duurzaamheidsparagraaf specifieker en meetbaarder maken door middel van KPI’s op te stellen of thema’s te benoemen waar de gemeente zich de komende jaren op wil richten. Dit schept voor zowel de interne organisatie van de gemeente als voor de ondernemers duidelijkheid. De kans dat hierdoor duurzaamheid beter wordt ingebed in aanbestedingen is groter.
Tip 6. Beschrijf hoe Social Return in de praktijk werkt
Bijna alle gemeenten geven aan Social Return on Investment toe te passen bij overheidsopdrachten. Tussen gemeenten zijn er in de praktijk nog veel verschillen te zien in hoe Social Return wordt toegepast. Benoem daarom praktisch hoe jouw gemeente invulling geeft aan Social Return en hoe dat in de praktijk werkt.
Tip 7. Toets je inkoopbeleid bij ondernemers
Het is wijs om als organisatie bij het opstellen van het inkoopbeleid de input van ondernemers mee te nemen. Mogelijk is er een interessant onderwerp over het hoofd gezien of misschien kan iets nog net wat duidelijker beschreven worden. Het is belangrijk dat de ondernemer uiteindelijk snapt hoe het inkoopbeleid in elkaar steekt en werkt. Een informatieavond organiseren tussen de markt en de inkopende partijen of een enquête zijn manieren om ondernemers te betrekken bij het opstellen van het inkoopbeleid.
Tip 8. Overweeg of een gezamenlijk inkoopbeleid effectief is
Bij kleinere gemeenten is er vaak minder capaciteit om een inkoopbeleid te ontwikkelen. De focus ligt waarschijnlijk voornamelijk op de operationele inkoop. Overweeg of het slim is om met anderen samen te werken, want samen sta je toch sterker. Inkopen vergt veel tijd en kennis van het inkoopproces. Een gezamenlijk inkoopbeleid kan helpen bij het delen van deze kennis.
Tip 9. Richt een (onafhankelijke) klachtenprocedure op
Een klachtenprocedure kan juridisch procedures voorkomen tijdens het aanbestedingsproces en daarom is het belangrijk om een (onafhankelijke) klachtenprocedure te hebben. Het is niet heel moeilijk om zo’n procedure op te stellen en het kan uiteindelijk bijdragen aan de verbetering van processen en samenwerkingen in jouw gemeente.
Conclusie
Door het professionaliseren van het inkoopbeleid wordt de relatie met (potentiële) ondernemers verbeterd. Maak je inkoopbeleid toegankelijker voor ondernemers en zij zullen het aanbestedingsspeelveld nog beter kunnen overzien. Hierdoor ontvang je waarschijnlijk meer en beter passende inschrijvingen.
Meer weten? Download het rapport of scan onderstaande QR-code en bekijk de infographic.