We staan voor grote uitdagingen vandaag de dag; op medisch, sociaal en economisch vlak. Ondernemingen en overheden nemen belangrijke beslissingen hoe ze met diverse belanghebbenden omgaan: klanten, werknemers, maar ook leveranciers.
Op welke manier organisaties omgaan met inkoop en het managen van hun leveranciers heeft een enorme impact op onze economie en maatschappij. De dertig grootste bedrijven in Nederland kopen voor meer dan 500 miljard Euro in per jaar, en de Nederlandse overheden besteden voor ongeveer 135 miljard Euro per jaar. Veel geld dus, en daarmee is het van groot belang dat dit effectief en verantwoord besteed wordt. Maar dat kan alleen als er –juist ook in tijden van crisis- integer gehandeld wordt door organisaties.
Nevi Team van Deskundigen Professioneel opdrachtgeverschap heeft een aantal kernwaarden opgesteld, te weten:
1. Zakelijk fatsoen
zoals eerlijkheid, geheimhouding, betrouwbaarheid en niet-schadelijk gedrag. Zorg in de eerste plaats voor adequate betalingen. Het eenzijdig oprekken van betalingstermijnen steekt helaas in crisistijden de kop op. Uiteindelijk schiet niemand hier iets mee op, tenzij leveranciers goedkoper aan kapitaal kunnen komen dan de opdrachtgever. Bovendien gelden in Nederland (en de gehele EU) vrij strenge restricties op het verlengen van betalingstermijnen. Zo mogen grote bedrijven nooit, ook niet bij wederzijdse contractuele afspraak, een betalingstermijn bedingen van langer dan 60 dagen!
Wat is dan wel eerlijk en niet-schadelijk? Betaal kleine en kwetsbare leveranciers sneller, zoals bijvoorbeeld Unilever, Aldi en een aantal universiteiten momenteel doen (zie ook:Een bedrijf in het nauw maakt rare sprongen). Gebruik desnoods Supply Chain Finance, waarbij een leverancier een vergoeding betaalt aan een financiële intermediair om sneller uitbetaald te krijgen.
Wees ook terughoudend om leveringen uit- of af te stellen. Het uit- of afstellen van bestellingen heeft uiteindelijk vooral consequenties voor de laatste schakel in de keten en dus de zwakkeren in de samenleving. (zie ook Zonder loon naar huis). Maak faire afspraken voor orders waar productie al aan is begonnen. Fatsoenlijk gedrag is niet alleen belangrijk voor leveranciers en hun personeel, maar uiteindelijk ook in het belang van de opdrachtgever/ uitbesteder. Er is steeds meer transparantie en consumenten en leveranciers zullen steeds beter onthouden welke opdrachtgevers zich coöperatief opstelden en welke niet (bekijk ook Covid-19 tracker).
Haal aanbestedingstrajecten naar voren, en versnel procedures. Investeer waar mogelijk in extra voorraden of betaal vooruit; dit kan helpen bij de herstart (want die gaat er komen!). Een keten die volledig stil is komen te liggen is vaak heel moeilijk weer op gang te krijgen.
2. Deskundigheid en objectiviteit
worden ingevuld door een onafhankelijke positie, en objectieve informatievergaring en -beoordeling. Inzicht is de basis voor professioneel inkopen. Inzicht is gewoon goed in kaart brengen wat én waar ingekocht/besteed wordt. Nog steeds hebben veel organisaties moeite om een snel en compleet beeld te krijgen in hun bestedingen. Omdat niet alle inkopen adequaat worden geregistreerd, omdat systemen niet goed op elkaar aansluiten of doordat sommige afdelingen hun eigen zaakjes regelen.
Dat maakt het moeilijk om snel een overzicht te maken van leveranciers die bijvoorbeeld te maken krijgen met transport beperkingen of andere restricties. De tsunami in Japan in 2011 maakte al duidelijk dat opdrachtgevers die alleen weten wie hun directe leveranciers zijn, voor vervelende verrassingen kunnen komen te staan. Leveranciers die toen eerst door de economische crisis en daarna door de tsunami de supply chain leeg hadden laten lopen, hadden daarna veel moeite om aan de vraag te kunnen voldoen. (zie ook Impact van tsunami op keten High Tech Industrie). Als een crisis ook toeleveranciers gaat raken die niet op de radar staan, zijn de effecten nog lastiger te adresseren. Soms zal de opdrachtgever zelf die keten ‘handmatig’ op moeten tekenen, maar met behulp van publieke data en Artificial Intelligence (AI) is dit steeds sneller en betrouwbaarder te realiseren.
Een ander voorbeeld van deskundigheid is het doelgericht ontwikkelen van nieuwe contractvormen. Koop geen machine, maar betaal alleen voor het feitelijk gebruik. Maak het huurtarief van een winkel afhankelijk van de omzet. Zulke zogenaamde prestatiecontracten kunnen helpen om risico’s beter te verdelen in een keten, en zijn vaak beter bestand tegen fluctuerende marktomstandigheden dan contracten op basis van vaste tarieven en vaste volumes. Prestatiecontracten ontstaan vaak in geval van een ‘burning platform’, zoals de onderhoudsleverancier die, toen de fabriek dreigde te sluiten, toestemde in een vergoeding op basis van de omzet van de klant, in plaats van ‘uurtje-factuurtje’. Zo’n burning platform is momenteel ruimschoots voorhanden.
Deskundigheid houdt ook in dat opdrachtgevers nadenken over het lange-termijn perspectief van hun leveranciers. De meeste opdrachtgevers hebben baat bij een divers klantenbestand en dat een leverancier blijft bestaan. Ga bijvoorbeeld samen op zoek naar nieuwe markten en producten. Hennes & Mauritz heeft haar kledingketen publiekelijk gemaakt voor andere opdrachtgevers, en helpt leveranciers om nieuwe klanten te bedienen (bijvoorbeeld bij de productie van mondkapjes).
3. Vrije mededinging
betekent: niet samenspannen en vermijden van gedwongen winkelnering. Nog steeds zien we ook in Nederland, bijvoorbeeld in openbare aanbestedingen, gedrag waarbij bepaalde leveranciers worden bevoordeeld op basis van persoonlijke relatie of in ruil voor gunsten. Gerechtelijk ingrijpen lijkt meer voor te komen, maar het morele kompas – zowel bij uitbesteders als bij leveranciers – kan nog beter afgesteld en onderhouden worden. Openstaan voor andersdenkende leveranciers en alternatieve producten is juist in een crisis van belang, zoals bijvoorbeeld Auping die samen met Panton, hoogwaardige mondkapjes voor de zorg is gaan produceren. Uiteraard kost dit alles ook veel tijd en zijn kwaliteitseisen vaak niet zomaar positief getest. Maar ook hier geldt als opdrachtgever: voordenken is nog altijd beter dan nadenken!
4. Duurzaamheid
staat al langer expliciet op de agenda van inkopende organisaties, en zeker ook bij de overheid. Volgens velen, zoals bijvoorbeeld het Internationaal Monetair Fonds (IMF), biedt de huidige crisis een ideaal moment om de economie te ‘vergroenen’; daarbij is inkoop een krachtig instrument (lees ook IMF: stel milieueisen aan coronahulp). Partijen als Rijkswaterstaat en ProRail grijpen nu de kans om hun investeringsagenda’s zo duurzaam mogelijk in te vullen, samen met innovatieve en ondernemende leveranciers.
Opdrachtgevers die nu niet verantwoord met hun leveranciers omgaan zijn niet alleen onethisch bezig; ze snijden ook in hun eigen vingers. Immers als het recht van de sterkste prevaleert blijven er uiteindelijk maar heel weinig leveranciers over.
Met deze kernwaarden wil het Nevi TvD Professioneel opdrachtgeverschap maximale duurzame relaties opbouwen met leveranciers, op een wijze die transparant, voorspelbaar en betrouwbaar is.
Team van Deskundigen Professioneel Opdrachtgeverschap: Hugo de Brouwer (CEO corpLED), Ton van Geijlswijk (Netwerkmanager Nevi), Hub Keulen (Inkoopcoördinator Fontys Hogescholen), John Weinstock (Relatiemanager Nevi), Jordan van Wijk (Strategisch Inkoopmanager a.i. Defensie/AevesBenefit), Finn Wynstra (Professor of Purchasing and Supply Management, Erasmus University) en Karin van IJsselmuide (Manager Maatschappelijke Programma’s Nevi).