Vertegenwoordigers van de inkoop- en verkoopdiscipline bespraken in een webinar de mogelijkheden die aanbesteden biedt tijdens de coronacrisis. Nood breekt ook in dit geval wetten: ‘leg minder nadruk op rechtmatigheid’. Het motto is vooralsnog: ‘samen en digitaal’.
Door Freek Andriesse, adjunct-hoofdredacteur Deal! Magazine over Inkoop en Supply Management
De Nederlandse overheid heeft een pakket maatregelen geïntroduceerd om bedrijven, groot en klein, financieel te ondersteunen in deze crisis. Diezelfde overheid koopt jaarlijks voor zo’n 75 miljard euro in en juist nu is deze spend een middel om bedrijven door de crisis te helpen. Centrale vraag tijdens dit webinar was ‘hoe aanbesteden bijdraagt aan een gezonde samenleving’.
Pragmatisme en flexibiliteit
Omdat het bij aanbesteden om publieke middelen gaat, zijn rechtmatigheid en doelmatigheid de uitgangspunten. Tijdens deze crisis zou de nadruk minder op rechtmatigheid moeten liggen, meent één van de deelnemers. Regels en procedures zouden ‘wat losser moeten worden toegepast’. Waar het nu vooral om moet draaien zijn ‘pragmatisme, snelheid, daadkracht en flexibiliteit’. De Europese Commissie (EC) heeft aangegeven dat de coronacrisis de toepassing van een onderhandelingsprocedure zónder bekendmaking wegens dwingende spoed kan rechtvaardigen. Dit blijkt uit de door de EC opgestelde richtsnoeren over welke opties en flexibiliteit het EU-kader voor overheidsopdrachten biedt voor aankopen die nodig zijn om de crisis het hoofd te bieden. Deze richtlijnen zijn vooral bedoeld om te faciliteren bij het plaatsen van opdrachten in uiterst spoedeisende gevallen. Bij dat laatste valt te denken aan beschermingsmiddelen en behandelingsapparatuur.
Aanbestedingsprocedures versnellen?
Lang niet alle overheidsinkopen vallen onder die ‘spoedeisende gevallen’. Tijdens het webinar werd de vraag gesteld of het mogelijk is om aanbestedingsprocedures te versnellen. Dat werd echter als ‘moeilijk’ bestempeld. Een andere mogelijkheid om het bedrijfsleven te faciliteren is om de traditionele piek in aanbestedingen in het najaar naar voren te halen. Zowel inkoop als verkoop zien dat een mogelijkheid, mede gezien het feit dat de aanstaande zomervakantie er voor velen anders dan anders uit zou kunnen zien: wie plant nu nog zijn vakantie? Er zou dan personele bezetting kunnen zijn om aanbestedingsprocedures eerder te starten. Grote vraag hierbij is wel in hoeverre het coronavirus aanbestedende diensten treft en er daardoor al dan niet voldoende capaciteit zal zijn.
Meerwerk en nieuwe klanten helpen zoeken
Hoe dieper je een keten in gaat, hoe donkerder het meestal wordt. Juist nu is het van het grootste belang te weten wie je strategische leveranciers zijn, en wat hun leveranciers zijn. Waar zitten mogelijke leveringsproblemen? ‘Focus je nu op de show stoppers’, aldus één van de deelnemers. Die focus kan ook het bieden van hulp betekenen. Bijvoorbeeld meerwerk geven, werk naar voren halen of een leverancier aan nieuwe klanten helpen.
Vested en Best Value Aanpak
Zowel Vested als de Best Value Aanpak (BVA) kwamen ter sprake. Vested kent dunne wederzijdse prestatiecontracten en bij BVA mogen kansen en risico’s niet meer dan een paar A4 beslaan. Of dit echt tot een versnelling in het aanbesteden leidt, daar verschillen de meningen flink over. De uikomst van een Vested- dan wel BVA-traject mag dan weinig papier zijn, het traject daar naar toe is meestal lang en bewerkelijk, zeker als het om een complex project gaat. Meer heil zien de deelnemers aan het webinar in deze crisistijd in instrumenten als marktconsultatie (‘juist nu van enorm belang’) en de concurrentiegerichte dialoog.
Het gesprek tussen inkoop en verkoop borgen
Vooral nu is het zaak dat inkoop en verkoop met elkaar in gesprek blijven en vooral: ‘open en transparant zijn en normen en waarden handhaven’, benadrukt één van de deelnemers. Misbruik maken van deze crisis is helemaal uit den boze. Ook nu liggen er kansen, maar je moet er wel naar op zoek. Dat betekent de telefoon pakken en het gesprek aan gaan met de aanbestedende dienst. Een van de deelnemers gaf als voorbeeld het onderhoud aan zwembaden. Zwembaden zijn tot nader order gesloten, waardoor er niet schoongemaakt hoeft te worden. Aan de andere kant biedt het feit dát ze gesloten zijn kansen voor groot onderhoud aan bijvoorbeeld vloeren. Inmiddels is wel duidelijk dat aanbestedende diensten en bedrijfsleven elkaar steeds beter weten te vinden. Marktconsultaties vinden prima doorgang online. Bedrijven geven presentaties via MS Teams. Een van de deelnemers aan het webinar merkte op dat het online beter mogelijk is om ‘scherp’ te zijn naar de andere partij.
Never waste a good crisis
De laatste vraag die tijdens het webinar werd gesteld is wat we van deze crisis kunnen leren onder met motto ‘never waste a good crisis’. Risicomanagement was tot nu toe voor de meeste organisaties nauwelijks een issue. Deze crisis zou een wake up call moeten zijn om het op de agenda te zetten en er vervolgens werk van te gaan maken. Dat niet alleen, we zouden daarbij ook moeten ‘leren denken in extremen’, adviseert één van de deelnemers. Tijdens het webinar werd ook de hoop uitgesproken van een innovatieboost, met name wat betreft nieuwe businessmodellen.
Nauwere samenwerking vasthouden
Samenwerking tussen opdrachtgever en toeleverancier kreeg tot nu toe veelal pas echt inhoud als er iets fout gaat. Wat deze crisis tenminste al heeft geleerd is dat het mensen en organisaties nader tot elkaar brengt, daarbij geholpen door de moderne telecommunicatiemiddelen. Laten we proberen die nauwere samenwerking vast te houden. Met name goede samenwerking in de concretiseringsfase van een opdracht is van het grootste belang: ‘Neem de tijd om een goede start te maken’.
Een ‘big bang’ na de coronacrisis?
Ook deze crisis gaat straks de geschiedenisboeken in. Wanneer weet nu nog niemand. Tijdens het webinar werd gediscussieerd over de vraag of het einde van de coronacrisis met een big bang gepaard zal gaan: de markt die in één keer wordt overspoeld met overheidsopdrachten. De verwachting is dat dit niet het geval zal zijn en dat ‘juist geleidelijkheid van belang is.’
Deelnemers
Marco van der Spek-Stikkelorum (manager contractbeheer sociaal domein Regio Gooi en Vechtstreek, voorzitter Nevi-ledenraad), Rick Uringa (directeur Cinfield), Yvette Naaijkens (regiomanager Utrecht Heijmans Utiliteit en door SMA verkozen tot tendermanager 2019), Gijs Derks (commercieel directeur Renewi en door SMA verkozen tot commercieel directeur 2020), Ludo Huisman (partner inkoopadviesbureau Tender People), Norman Mathijssen (category manager Nationale Politie), Sander de Schepper (portfoliomanager Gemeente Utrecht), Walter Engelhart (aanbestedingsadvocaat Van Benthem & Keulen).
Ed de Rochemont (gespreksleider) en Pieter Paul Verheggen (algemeen directeur Motivaction) namen deel vanuit hun functie als respectievelijk manager netwerk Nevi en voorzitter van het bestuur van de SMA.
Lees ook ons dossier Inkoop en Supply Chains in de huidige Corona tijd of Handreiking inkoop in de publieke sector tijdens een crisis.