Gemeente Zwolle: “Zet inkoop in om bij te dragen aan je organisatiedoelen”

Dichter bij strategische inkoop

Bij de gemeente Zwolle is inkoop decentraal belegd, elke afdeling is zelf verantwoordelijk voor de operationele inkoop. “Daarnaast werk ik centraal samen met twee collega’s aan de inrichting van inkoop op beleidsmatig en organisatieniveau. Omdat ik een strategische rol heb en buiten de operatie sta, heb ik veel meer ruimte om op een andere manier naar inkoop te kijken en na te denken over welke richting we op willen en wat past bij de doelen die we hebben als organisatie. Hoe kunnen wij als organisatie een stap dichter bij strategische inkoop komen? In plaats van het bespreken van vraagstukken als ‘we leggen volgend kwartaal een weg aan, kun je me helpen met de aanbesteding?’, gaat het gesprek over ‘de komende twee jaar hebben we deze plannen voor wegenbouw, welke ambities kunnen wij daarmee vervullen?’ Op het moment dat we daadwerkelijk gaan inkopen, weten we al wat we willen inkopen en waarom, dat willen we niet daar pas bepalen. Dit probeer ik binnen de organisatie meer in gang te zetten. Ik heb hier exact de leergang te pakken die mij de handvatten geeft om mijn huidige functie goed invulling te geven”, aldus Bos.

De basis is data

Volgens Bos is het gebruik van data een essentiële manier om meer aan de voorkant te komen. “Wij zijn bezig met de uitrol van categoriemanagement, om afdelingen handvatten te geven om zelfstandig strategischer in te kopen. De basis van categoriemanagement is data. In een van de kennisblokken gaat het over hoe data-analyse het inkoopproces verder kan helpen. Voorheen werd inkoop gedaan op onderbuikgevoel, op basis van de ervaring en kennis van de persoon. Maar vanuit de data weten we tegenwoordig bijvoorbeeld precies ver van tevoren welke aanbesteding wanneer afloopt. Dit geeft ons ruimte voor een meer strategische benadering. Zonder deze ruimte ben je geneigd de bekende leveranciers of oplossingen te kiezen of je denkt te weten wat de markt kan op het gebied van circulariteit, dus je vraagt exact dat uit. Als je die ruimte gebruikt om met de markt in gesprek te gaan over wat er gebeurt op het gebied van circulariteit, dan kom je er opeens achter dat er veel meer mogelijkheden zijn en kun je veel gerichter inkopen.”

Juiste mensen op het juiste niveau

Om impact te maken met inkoop, zijn persoonlijk leiderschap en je invloed op interne stakeholders- en externe samenwerkingsrelaties belangrijk. “In mijn rol is het belangrijk te weten waar je krachten liggen en hoe je die kunt inzetten. Op een gegeven moment in de leergang ging het over de cirkel van invloed en de cirkel van betrokkenheid. Ik realiseerde mij dat ik vooral bezig ben om mijn cirkel van invloed te vergroten. Voor de stap naar strategische inkoop moet je op het juiste niveau de juiste gesprekken voeren. In een organisatie met 20 afdelingen die allemaal zelf mogen inkopen heb je veel mensen te spreken. De kunst is dan om de juiste mensen op het juiste niveau te spreken om echt invloed te kunnen uitoefenen. Stakeholdermanagement is daarmee essentieel in mijn werk en dat van mijn directe collega's.”

Contractmanagement als verlengstuk

Ook contractmanagement en strategisch leveranciersmanagement leiden tot waardecreatie van inkoop. “Zelf koop ik niks in, dus ik ben niet bezig met contractmanagement en was benieuwd naar hoe hier invulling aan zou worden gegeven tijdens de leergang. De insteek was heel strategisch van aard, het gaat uiteraard over wat voor producten je inkoopt, maar ook welke gedachte erachter zit en wat voor relatie je wil met je leveranciers. Dus dat inzicht is best wel interessant om aan de voorkant veel meer over na te denken. Dan ga je in je zoektocht uit van partners die bij je passen en minder uit van het product dat je nodig hebt. Je kijkt naar contractmanagement als verlengstuk van strategische inkoop. Je denkt langetermijn wat betreft contracten en leveranciers vraagt jezelf af hoe je omgaat met leveranciers en wat voor keuzes je daarin maakt.”

Aldert Bos heeft een achtergrond in bedrijfskunde en managementwetenschappen en werkt graag breed binnen een organisatie die zich richt op het maken van impact op de samenleving, met een sociale en duurzame focus. Zijn loopbaan begon op het gebied van procesmanagement en kwaliteit. Vervolgens maakte hij de overstap naar de gemeente Zwolle als procesadviseur. Momenteel is hij Strategisch Adviseur Inkoop. Hij focust zich op het strategisch inrichten van de inkoopfunctie binnen de organisatie.