Menig inkoopafdeling zit met klamme handjes als de accountant weer op de stoep staat voor de jaarlijkse controle op rechtmatigheid. Nergens voor nodig, zo bleek tijdens de laatste Kennissessie Nevi Publiek. Het centrale thema van deze sessie, gehouden in Forum-Stadhuis in Zoetermeer, is ‘De accountant als vriend’. Een uitdagende stelling, maar de gemeente Zoetermeer weet uit ervaring dat een goede samenwerking met accountants veel oplevert.
Lees het verslag (PDF)
Zo’n veertig deelnemers verzamelden zich donderdag 20 juni in Forum-stadhuis voor de tweede Kennissessie van Nevi Publiek in 2019. In de moderne zaal van het vernieuwde stadhuis opent Odile Uijlenbroek, bestuurslid bij Nevi Publiek als dagvoorzitter de kennissessie. Tegen de achtergrond van het gemeentewapen op de muur omschrijft zij het gevoel van inkopers bij een accountantscontrole als “een martelende onzekerheid”. Hoe komt dat toch? Dit vraagt Uijlenbroek zich hardop af. En nog belangrijker: hoe maken we een einde aan die marteling? De dagvoorzitter pleit voor een gemeenschappelijke taal waarin de ruis op de lijn tussen accountant en inkoper eindelijk opgehelderd zal worden.
Warm contact
Angelique Schepers, Manager Juridische Zaken en Inkoop bij Gemeente Zoetermeer, snapt het belang van een goede samenwerking tussen accountants en inkopers maar al te goed. In 2016 besloot de gemeente het gehele inkoopproces op de schop te nemen om een efficiënter werkproces te creëren waarbij er minder tijd verloren moest gaan bij het aantonen van rechtmatigheid. Accountants werden in het verbeterproces meegenomen en actief op de hoogte gehouden van nieuwe ontwikkelingen. Schepers stelt zelfs dat er sindsdien “een warm contact is ontstaan tussen onze afdeling en de accountants”.
Als projectleider Inkoopverbetering bij Gemeente Zoetermeer weet Robbert Bernadina als geen ander wat er nodig is om het inkoopproces te verbeteren, dat volgens hem voor slechts tien procent uit inkoop bestaat en negentig procent administratie. Vanuit deze filosofie is er door Zoetermeer voor gekozen het administratieve proces te stroomlijnen, waarbij inkoopdossiers en startformulieren digitaal worden vastgelegd, er inkoopcategorieën worden toegekend op crediteurenniveau en contracten met een verlengingsmoment centraal worden geregistreerd. “Deze stappen hebben ons in staat gesteld inzicht te krijgen in onze inkopen”, vertelt Bernadina. “Door vervolgens het contract, het inkoopdossier en de facturen te koppelen, is het gemakkelijk te herleiden waarom een opdracht bij een leverancier terecht is gekomen en of dit rechtmatig is gebeurd.”
Eén stap voor
Om verrassingen tijdens de controle van de jaarrekening te voorkomen, pleit Ilse Jager voor tussentijdse controles binnen de inkoopafdeling. Jager is medewerkster AO/IC bij Gemeente Zoetermeer en vraagt drie keer per jaar een overzicht op bij de accountant van welke uitgaven zij moet doorlichten. Vervolgens gaat zij deze lijst met crediteuren toelichten en informatie verzamelen. “Ik merk dat de accountant veel risicogerichter is gaan controleren.” Ook vinden er op de inkoopafdeling ieder kwartaal procescontroles plaats op rechtmatigheid, ontvangst van het startformulier en volledigheid van verplichtingen. Zo komen veel onvolkomenheden al aan het licht voor de controle van de jaarrekening en is het beter mogelijk om alles nog op tijd in orde te maken.
De inkoopafdeling van de gemeente Zoetermeer klinkt als een geoliede machine, maar dossiervorming, factuurkoppeling, compleetheid van het inkoopdossier, het hanteren van de juiste inkoopprocedure en maverick buying blijven ook voor hen een uitdaging. En dan komt er een vraag uit het publiek die twijfels blootlegt over de symbiotische relatie tussen de inkoopafdeling van Zoetermeer en de accountants: “Maar in welke mate zijn de wijzigingen die jullie hebben doorgevoerd van belang voor jullie eigen procesbeheersing en in welke mate doen jullie het voor de accountant?” Toch stemt het antwoord van Schepers positief: “Ik zie heel veel voordelen en echt niet alleen voor de accountant. Deze wijzigingen hebben ons veel meer inzicht in ons proces gegeven.” Ook controle-informatie helpt de gemeente om in control te komen voor dit proces.
Hol van de leeuw
Elk verhaal heeft twee kanten en Koos Vos mag in dit verhaal de zijde van de accountancy vertegenwoordigen. Vos is werkzaam bij de Nederlandse Beroepsvereniging van Accountants (NBA) en bevindt zich in een zaal vol inkopers in het hol van de leeuw. Maar hij brengt een verzoenende boodschap: accountants willen meer inzicht krijgen in de beleving en overwegingen van inkopers. Zo hoort de NBA geregeld vanuit de inkoopsector dat regelgeving niet genoeg ruimte biedt voor doelmatig inkopen door ‘alleen’ de rechtmatigheidsbeoordeling van de accountant. Vos haalt hierbij de wetswijziging aan die voor 2021 op handen staat, die gemeenten zélf verantwoordelijk maakt voor het opstellen van ook de rechtmatigheidsverantwoording: expliciet getrouw verantwoorden hoe rechtmatig de gemeente is geweest. Volgens Vos kan deze wetswijziging een cultuuromslag betekenen waarbij het mogelijk wordt om de focus meer op doelmatigheid te leggen en over de doelstellingen expliciet te communiceren met de Raad.
Een ander veelgehoord geluid, is de behoefte aan uniforme en eenduidige toegepaste regelgeving. De NBA heeft daarvoor de Blauwe Brigade ontwikkeld, een project met als doel heldere regelgeving om het inzicht in de naleving ervan te verbeteren en administratieve lastendruk te verlagen. Daarnaast is de Oranje Brigade opgericht die een meer signalerende functie heeft en sectorspecifieke risico’s en de impact ervan aan het licht brengt. Deze brigade wil dit jaar een Publieke Managementletter (PML) over aanbesteden opstellen, een rapport waarin sectorspecifieke risico’s en praktijkverhalen bij ook het Rijk en Onderwijs uit de doeken worden gedaan. Ook komen in de PML aanbevelingen voor betrokken, waarbij ook gedacht wordt aan een overkoepelend Controleprotocol Aanbesteden van het verantwoordelijk ministerie. Recent heeft de NBA Sectorcommissie Decentrale Overheden (SDO) de notitie ‘Uitvoering controle aanbestedingsrechtmatigheid jaarrekeningcontrole decentrale overheden’ opgesteld door en voor accountants en is terug te vinden op de website van de NBA, maar volgens Vos is het “ook belangrijk dat inkopers van deze SDO-notitie kennis nemen”.
Valkuilen vermijden
Eenduidige regelgeving kan het voor inkopers een stuk makkelijk maken deze regels ook na te leven. Dat er nu nog het nodige misgaat met aanbesteden, blijkt wel uit de cijfers. Zo kregen in 2017 in totaal 43 gemeente geen goedkeurende controleverklaring, voor 25 gemeenten was dit zelfs de derde maal op rij. Chris Koedooder en Marieke Merkus van Kenniscentrum Europa Decentraal sluiten de sessie af met een opsomming van de vijf meest voorkomende valkuilen voor gemeenten die Europese aanbestedingen doen:
1. Er wordt geen Europese aanbestedingsprocedure gevolgd. Dit kan bijvoorbeeld komen doordat de opdracht verkeerd is geraamd of als er onrechtmatig is gesplitst.
2. Contracten worden verlengd, terwijl deze mogelijkheid niet in de overeenkomst of de raming van de waarde van de opdracht is opgenomen.
3. De inhuur van personeel en derden wordt ten onrechte nog als IIB-dienst behandeld, dit is een dienst die door nationale dienstverleners uitgevoerd moet worden en dus niet bijdraagt aan de eenwording van de interne markt.
4. Bij de inkoop van ICT worden contracten onrechtmatig verlengd en opdrachten ten onrechte niet aanbesteed.
5. Documentatie en contractmanagement is niet op orde. Gemeenten moeten volledig inzicht krijgen in bestedingen, contracten, looptijden en contractafspraken.
Niet tegen-, maar samenwerken
Wanneer alle sprekers het woord hebben gevoerd, is het de beurt aan de deelnemers. Tijdens een discussieronde komen gesprekken over verkeerde ramingen, nadruk op recht- of doelmatigheid en de definitie van inkoopvolwassenheid in relatie tot de accountantscontrole al gauw op gang. Deelnemers kunnen hierbij stemmen op stellingen als ‘Het ministerie van EZK moet één controleprotocol voor aanbesteden opstellen voor de gehele publieke sector’ en ‘Gemeenten denken te laat in het aanbestedingsproces pas aan de (Europese) aanbestedingsregels’. Stellingen die prikkelen zo blijkt, want al snel laaien de discussies weer op.
Voor veel inkopers blijkt het idee van de accountant als vriend nog steeds een ver-van-mijn-bed-show. Misschien dat voor sommigen de boodschap ‘Keep your friends close and your enemies closer’ beter resoneert. Maar wat na de kennissessie sowieso duidelijk is geworden, is dat inkopers meer kunnen bereiken door met accountants samen te werken, hen aan te haken bij problemen en hen op de hoogte te houden over vernieuwingen in het inkoopproces. Zo verkrijgt de inkoper meer inzicht en controle over het proces en komt een organisatie tijdens de controle van de jaarrekeningen niet voor ongewenste verrassingen te staan.