Doordat inkopende organisaties niet goed nadenken over wat zij uitvragen, blijft de kwaliteit van offertes onder de maat. Reden voor inkopend Nederland om eens goed in de spiegel te kijken, vindt Dik Geelen, voorzitter van de NEVI Research Stichting (NRS). “Inkoper, durf je probleem nu eens echt op tafel te leggen.”
Inkopers zien een duidelijk proces, dat, naast transparant, ook gestructureerd, functioneel, volledig en overzichtelijk is. Maar aanbieders zien een onduidelijke en onvolledige vraagstelling, veel overbodige vragen en een te grote focus op prijs. Daarnaast ervaren zij onvoldoende tijd om tot een goed aanbod te komen en worden zij vaak overvallen door een offerte-aanvraag “Het zou fijn zijn als de klant zijn eigen timesqueeze niet compleet verlegt naar de leveranciers”, is een opmerking van een respondent. Ruimte voor verbetering is er nauwelijks, want inkopers vergeten massaal terugkoppeling te vragen op de kwaliteit van hun RfP’s.
Te veel vragen, geen kwetsbaarheid
De neiging van inkopers om heel veel vragen te stellen is volgens Geelen, die naast voorzitter van de NRS directeur procurement & supply chain is bij technisch dienstverlener Unica, niet altijd een goede eigenschap. “Ik denk dat we vaak vragen stellen waarvan we achteraf concluderen dat het antwoord niet doorslaggevend is geweest in de keuze. Inkopers zien dit als het verkrijgen van een zo compleet mogelijk beeld, maar stuiten daarbij op onbegrip bij de leveranciers. Er worden een hele hoop vragen gesteld in de periferie, maar de ruimte die er is voor de leverancier om specifiek in te zoomen op de gevraagde oplossing blijft beperkt.”
Waar het aan schort in Request for Proposals (RfP’s) is vaak een goede probleembeschrijving. Geelen roept inkopers daarom op hun probleem nu eens écht op tafel te leggen. “Durf open te zijn over je issues, informatie die ontbreekt, processen en risico’s die je niet onder controle hebt of omissies in de service aan klanten. Hoe beter je in staat bent je probleem te beschrijven, hoe beter de leverancier in staat is zijn toegevoegde waarde te laten zien.” Zijn gevoel is dat inkopers zichzelf iets mooier in de etalage zetten dan werkelijk het geval is. “Dat betekent dat je leveranciers een rad voor hun ogen draait. Dan kun je achteraf wel aanbiedingen beoordelen, maar blijf je aan de oppervlakte, met oplossingen die gebaseerd zijn op een gebrekkige beschrijving van het op te lossen kernprobleem.”
Onderzoek naar RfP’s
Eind 2017 hebben NEVI en Strategic Proposals een onderzoek uitgevoerd naar RfP's. Zijn inkopers tevreden met de offertes die ze krijgen? En zijn de RfP’s die inkopers uitschrijven voldoende helder om een goede offerte op te kunnen stellen? De bereidheid om mee te werken was enorm. Ruim duizend inkopers en leveranciers vulden de vragenlijst in. Inkopers én verkopers wilden graag kansen en bedreigingen over dit deel van het inkoopproces delen om zo gezamenlijk een verbeterslag te kunnen realiseren.
Opleidingen en trainingen aanbesteden bij NEVI
Of je nu net begint met aanbesteden of al gevorderd bent: met de opleidingen en trainingen aanbesteden van NEVI leer je hoe je correct aanbesteedt volgens de gewijzigde Aanbestedingswet 2016.