Met in mijn achterhoofd de zesde druk van ‘Inkoop in strategisch perspectief’ was ik verrast toen er een dunner en toegankelijker boek op mijn deurmat viel. De zevende druk is geheel herzien en leest lekker weg. De schrijvers beogen inkoop als functie sterker neer te zetten in organisaties, ongeacht of deze privaat of publiek zijn. In mijn ogen hebben zij hierin een goede balans gevonden. Juist de overeenkomsten zijn benadrukt in plaats van de verschillen.
Door Anne Wietske de Louw
Risico- en stakeholdermanagement in inkoop
Het boek bestaat uit drie delen en is bedoeld als leerboek, geschikt voor managers, studenten en docenten. Deel 1 beschrijft de context van de inkoopfunctie, deel 2 gaat over de inkoopstrategie, het inkooptraject zelf, de implementatie en het beheer. En tenslotte sluit deel 3 af met risico-, stakeholdermanagement, duurzaamheid en integriteit; expliciete voorwaarden om het gehele inkoopproces succesvol uit te kunnen voeren. Door verklaringen te gegeven, onderbouwd door duidelijke modellen en schema’s, worden de ‘wat’ en het ‘waarom’ in het inkoopproces uitgelegd. Elk hoofdstuk start met een casus en in inkoopmemo’s worden voorbeelden gegeven die voor veel inkopers herkenbaar zullen zijn. Elk hoofdstuk eindigt met een samenvatting, begrippenkader en een aantal discussievragen. De discussievragen sporen tot actie aan om de theorie in praktijk te brengen.
Het cyclische inkoopproces
Vernieuwend is de introductie van het cyclische inkoopproces. Het cyclische inkoopproces kent een andere indeling dan het tot nu toe alom bekende en gebruikte lineaire inkoopproces. Het cyclische proces bestaat uit vier fasen; het lineaire proces bevindt zich in fase twee en vier. Fase één ‘strategie’ en fase drie ‘implementatie’ zijn toegevoegd. Ik vind de gefaseerde indeling een verbetering ten opzichte van het lineaire inkoopproces, omdat de hele organisatie in het proces van de dagelijkse inkooppraktijk wordt betrokken. Bovendien wordt duidelijk dat grondige analyses en onderzoek nodig zijn om de inkoopstrategie te bepalen zodat vraag en aanbod beter op elkaar af te stemmen zijn. Want al is het cliché, een goede voorbereiding blijft immers het halve werk.
Operationele inkoopproces
Daarnaast stellen de schrijvers dat juist het onderbelichte operationele inkoopproces samen met contract- en leveranciersmanagement belangrijke bijdragen leveren aan de inkoopefficiency en -effectiviteit en dus aan de organisatiedoelstellingen. Door het bovenstaande op te nemen in een aparte fase kan de inkoper de input uit de beheerfase gebruiken om de strategie weer aan te scherpen zodat het inkooptraject (fase twee) uitgevoerd kan worden en implementatie van het contract (fase drie). En zo blijft de cyclus zich herhalen.
Externe en interne inkoopsamenwerking
Verder beschrijft het boek dat de gewenste partnerships tussen organisaties en leveranciers in de praktijk achterblijven. De externe samenwerkingen gaat niet altijd van een leien dakje. En ik moet zeggen dat dit eigenlijk ook geldt voor interne samenwerkingen. Door te werken volgens het cyclische proces, ben ik van mening dat, inkopers in hun eigen organisatie ook meer en integraler zullen gaan samenwerken met niet-inkoopcollega’s. In mijn beleving wordt ons werk er daardoor ook een stuk leuker op, snappen we beter wat speelt in de organisatie en wordt uiteindelijk dat ingekocht waar er écht behoefte aan is.
Anne Wietske de Louw is tactisch inkoper bij de gemeente Utrecht en vicevoorzitter en secretaris van NEVI-kring Noordwest.
Inkoop in strategisch perspectief: Shoppen voor professionals. Arjan van Weele, Jordie van Berkel-Schoonen, Gert Walhof. B+B Vakmedianet B.V., 2017. ISBN 9789462155183.