Wat is inkoop?

Inkoop is het vakgebied dat zich bezighoudt met alle inkoopwerkzaamheden van organisaties. Hierbij gaat het om goederen, producten of diensten tegen de juiste voorwaarden en prijs in te kopen om zo de doelen van de organisatie te realiseren. 

De impact van het inkoopvak 

De rol van inkoop en supply management is groter dan je denkt! Wist je dat bij bedrijven ongeveer 70% van de omzet inkoop is? En dat leveranciers dus uiterst bepalend zijn voor het succes van organisaties? En wist je dat de overheid jaarlijks ruim 70 miljard inkoopt, variërend van infrastructuur tot personeel? 

Als inkoper kun je op heel uiteenlopende terreinen waarde creëren voor je organisatie. Je kunt toeleveringsrisico’s verkleinen, bijdragen aan productinnovatie, samen met leveranciers je schouders zetten onder verduurzaming en zo een bijdrage leveren aan het commerciële resultaat en het bedrijfsresultaat. Als inkoopprofessional ben je bezig met maatschappelijk relevante zaken.  

Inkoop: een uitdagend vakgebied 

Professionele inkoop draagt bij aan maatschappelijk verantwoord ondernemen (mvo) bijvoorbeeld door met leveranciers productinnovaties te realiseren of door duurzaam in te kopen. Het inkoopvak staat daarom volop in de belangstelling. Inkoop is continu in ontwikkeling en biedt afwisselende mogelijkheden voor professionals, zowel nationaal als internationaal. 

Inkoop is een uitdagend en inspirerend vakgebied met volop vacatures voor enthousiaste inkoopprofessionals. Er is een grote vraag naar inkopers. Sterker nog, het UWV heeft inkoop betiteld als 'kansberoep' en werkzoekenden kunnen via het UVW en in afstemming met hun jobcoach een Nevi-opleiding of -training volgen. Je leest hier meer over de mogelijkheden om inkoper of contractmanager te worden.

Feiten over inkopen

Wist je dat bij bedrijven ongeveer 70% van de omzet inkoop is? En dat leveranciers dus uiterst bepalend zijn voor het succes van organisaties? Wist je dat de overheid jaarlijks ruim 70 miljard inkoopt, variërend van infrastructuur tot personeel? 

Inkoopstrategie

Inkoopbeleid is een integraal deel van de organisatiestrategie. Inkoop moet zorgen voor het verminderen van de strategische kwetsbaarheid als een levering of leverancier uitvalt. Inkoop moet (via de leveranciers) bijdragen aan innovatie en het realiseren van de organisatiedoelstellingen. Multinationals, MKB-bedrijven, overheidsorganisaties, ziekenhuizen – allemaal hebben ze te maken met een dynamische omgeving, veranderende klantwensen en toenemende globalisering. In iedere organisatie staan inkopers dan ook voor dezelfde uitdaging: met inkoop een bijdrage leveren aan de organisatiestrategie. 

De organisatiestrategie zet de lijnen uit om klantbehoeften optimaal in te vullen en onderscheidend te zijn ten opzichte van concurrenten. Inkoop speelt hierin een belangrijke rol. Bij een inkoopquote van bijvoorbeeld 60% leveren de leveranciers immers 60% van de toegevoegde waarde van een organisatie - en zijn daarmee voor 60% verantwoordelijk voor het behalen van de organisatiestrategie. 

Organisatie 

Inkoop wordt door iedereen gedaan. Als de omvang en het belang van inkoopstromen toenemen, worden organisaties zich sterker bewust van de noodzaak inkoop te coördineren om synergie te behalen. Mensen, middelen en kennis op het gebied van de inkoop moeten worden gebundeld. Organisaties kunnen als geheel zelfs besluiten samen te gaan werken met andere organisaties. 

De inkooporganisatie moet passen bij het gekozen inkoopbeleid. Omdat verschillende functionarissen en afdelingen bij inkoop betrokken zijn, is het belangrijk dat alle activiteiten goed op elkaar zijn afgestemd. En omdat inkoop steeds complexer wordt, is ook aandacht voor project- en teammanagement vereist. De cruciale vraag bij het vormgeven van de inkooporganisatie is: Wie is verantwoordelijk voor de inkoopstrategie en voor het tactische en operationele inkoopproces? Vervolgens is de vraag waar in de organisatie die personen geplaatst zijn. 

Inkoopproces

Inkoop zorgt voor tijdige levering van diensten en goederen om de voortgang van het bedrijfsproces zeker te stellen, inkopers zorgen voor het ‘rationaliseren’ van de procedure door een complete functionele specificatie, analyses van markt en leveranciers en een gedegen besluitvormingsproces. Het inkoopproces bestaat uit meerdere fasen die nauw met elkaar samenhangen. De inkoper houdt zich bezig met alle fasen en vooral met de samenhang ertussen.

• Specificatie. De specificatie is een omschrijving van de eigenschappen waaraan de in te kopen producten of diensten moeten voldoen. 
• Marktonderzoek. Tijdens het marktonderzoek wordt informatie verzameld, zodat kan worden vastgesteld welke leveranciers het meest geschikt zijn. Aan deze leveranciers wordt een offerteaanvraag verstuurd, waarna de ontvangen offertes op basis van gunningscriteria worden vergeleken. 
• Onderhandelen. Als de offertes niet optimaal aansluiten bij de wensen, is het zaak met leveranciers te onderhandelen. Vervolgens wordt de best passende leverancier gekozen en wordt het contract opgesteld. 
• Operationele inkoop. De goederen of diensten worden besteld en vervolgens wordt bewaakt dat ze worden geleverd en voldoen aan alle eisen. Na betaling resteren nog twee taken; het archiveren van relevante documentatie en het bijwerken van de leveranciersgegevens in het vendor rating systeem. 

Informatievoorziening en automatisering

Bij inkoop komen al snel duizenden artikelgegevens, leveranciers, bestellingen en facturen kijken. Een inkoopsysteem is een geautomatiseerd systeem dat helpt al deze gegevens en belangrijke managementinformatie overzichtelijk te verwerken. Vele facetten spelen daarbij een rol: 

• E-procurement. Electronic procurement, ofwel ‘elektronisch inkopen’ is het gebruikmaken van internettechnologie en tools in het inkoopproces. Er zijn tal van toepassingen, zoals het vereenvoudigen van het operationele proces, het vergroten van de marktmacht, het doorlopen van het inkoopproces of het beheersen van kennis. 
• Spendanalyse. Om grip te krijgen op inkoopuitgaven zijn cijfers nodig. Hierbij onderzoeken inkopers vragen, zoals: Bij welke leveranciers kopen we? En welke productgroepen en hoeveelheden kopen we in? 
• Vendor rating. Ofwel ‘inkoopprestatiemeting’. Dit onderdeel van inkoopmanagement meet hoe leveranciers presteren op bijvoorbeeld levertijd, kwaliteit en prijs. Door dit periodiek aan een leverancier terug te koppelen, kunnen continu verbeteringen worden doorgevoerd. Daarnaast worden de effecten van alle inkoopactiviteiten gemonitord, zoals de interne klantgerichtheid en informatievoorziening van inkopers.