0
Nieuws

Zorghelden ondersteunen met inkoop: ervaringen in crisistijd

Nieuws 07 mei 2020

Tom Hoeben, unithoofd inkoop Jeroen Bosch Ziekenhuis, vertelt over de bijdrage die inkoop heeft geleverd in corona-hectiek.

Blog Tom Hoeben, unithoofd inkoop Jeroen Bosch Ziekenhuis, Den Bosch en bestuurslid Nevi

Niet eerder voelden we dat onze rol als inkoper zoveel kon bijdragen aan de patiëntenzorg van het Jeroen Bosch Ziekenhuis als tijdens deze coronacrisis. De afgelopen maanden trokken we alles uit de kast en werkten we dubbele dagen. We merkten dat ons werk van essentieel belang was om patiëntenzorg te kunnen leveren en onze medewerkers veilig te laten werken. We vonden nieuwe waardevolle samenwerkingspartners en deden nieuwe ervaringen op waar we ook in de toekomst veel aan kunnen hebben. 

Op 3 maart namen we in het Jeroen Bosch Ziekenhuis de eerste coronapatiënten op. Brabant bleek het epicentrum van de epidemie en het aantal ziekenhuisopnames nam rap toe. 

Onze voorraden beschermende middelen: mondmaskers, isolatiejassen en brillen, slonk al snel en dat tekort werd in het tweede weekend van maart nijpend. We vroegen ons af: komen we het weekend wel door? Toen werd de crisis echt voelbaar. Onze inkopers gingen ‘als een malloot’ op zoek naar andere leveranciers en benaderden andere ziekenhuizen om de voorraden aan te vullen. Binnen het ziekenhuis en daarbuiten bleken de lijntjes nu korter te zijn dan ooit: iedereen was bereikbaar en bereid om te helpen.

Voorbereid op een crisis

Het Jeroen Bosch Ziekenhuis was deels voorbereid, vanwege de jaarlijkse griepgolf. We hebben een jaarlijks griepteam bij inkoop en leggen dan noodvoorraden aan die we actief monitoren. Die voorbereiding, daar hadden we nu veel aan. Daarnaast hebben we al jaren ervaring met het regelmatig onderzoeken van de supply chains van onze leveranciers: waar komt het vandaan en hoe vindt transport naar ons ziekenhuis plaats? Maar de grote schaarste aan mondmaskers, vanwege de wereldwijde vraag, hebben we niet zien aankomen.

Samenwerking inkoop en logistiek

Binnen onze organisatie kwam er een Outbreak Management Team (OMT) waaraan wij vanuit inkoop dagelijks over de beschikbaarheid van middelen rapporteerden. We stelden toen direct een crisisteam samen, waarin twee inkopers werden vrijgemaakt om de inkoop van beschermingsmiddelen te regelen, aangevuld met het servicebureau inkoop, team goederenlogistiek en de hygiëne infectiepreventie. De interne samenwerking verliep vlot en goed. We moesten snel ruimte maken om alle middelen die we konden kopen, direct af te leveren bij het ziekenhuis. We bouwden onze noodvoorraadruimte om tot magazijn, beheerd door logistiek. We monitorden elke dag ons verbruik, voorraad, backorders en uitstaande bestellingen, zodat we van elk middel wisten hoeveel dagen of weken we vooruit konden. We hebben als ziekenhuis nooit zonder middelen gezeten, dankzij dit team. 

Vermindering van het verbruik

Richting het OMT hadden we vanuit inkoop al in een vroeg stadium een pijnlijke maar belangrijke mededeling gedaan: ‘even extra voorraad bestellen’ kan niet, de middelen drogen gewoon op, dus welke mogelijkheden zijn er in de patiëntenzorg om het verbruik te verminderen?

Het OMT nam die vraag heel serieus en gaf er gehoor aan. Dat betekende een belangrijke gedragsaanpassing voor de zorgprofessionals. Tot onze verrassing bleken er ineens meer mogelijkheden te zijn om het verbruik omlaag te brengen, dan wij dachten: mondmaskers alleen daar waar noodzakelijk, langer dragen van mondmaskers, bezoekersregelingen afschaffen, het terugbrengen van het aantal co-assistenten op de afdeling, etc. Dit bracht ons verbruik van 2.000/3.000 per dag terug naar 1.500. Ook zijn we isolatiejassen gaan foggen (reinigen) voor hergebruik, FFP2-maskers gaan hersteriliseren, terwijl deze normaal voor eenmalig gebruik zijn. Nood breekt wet, want we hadden een gemeenschappelijk belang: de patiëntenzorg en de veiligheid van onze medewerkers borgen.

Samenwerking met goede buren

We sloten al snel aan bij het Regionaal Overleg Acute Zorgketen (ROAZ), waarin ketenpartners in Brabant afspraken maken om samen te werken in dit soort acute situaties. Daar treffen we alle hoofden inkoop waarmee we als ‘goede buren’ informatie uitwisselen over voorraden en de mogelijkheid om materialen te delen. Maar ook luisteren we naar elkaars ervaringen met leveranciers. Vanaf maart bestoken allerlei partijen ons met een enorme hoeveelheid aanbiedingen van middelen. Het aantal is te groot om zelf bij te houden en serieus te bekijken. Samen met onze ketenpartners onderzochten we wat de betrouwbare en kwalitatief goede aanbiedingen waren. Alle materialen controleren en testen we op kwaliteit. Zo komt het dat we nu zaken doen met compleet nieuwe leveranciers die we voorheen niet kenden. Partijen die soms ook niet eerder op dit terrein actief waren, maar vanwege de crisis in het gat zijn gestapt. Maar wel leveranciers die we serieus kunnen nemen.

Controle

Vanaf het begin van de crisis is onze organisatie continu met één topic bezig: corona. Alle andere projecten en ontwikkelingen zijn in de ijskast gezet. Het is nog steeds code rood, maar inmiddels schalen wij de coronazorg af en de noodzakelijke zorg voor patiënten zonder corona weer op. Hoewel we verwachten dat de schaarste van middelen nog aanhoudt, denken we dat de ergste piek nu voorbij is. We hebben er controle over en hebben voldoende middelen om weer weken vooruit te kunnen. Daarnaast ontvangen we nu steeds vaker middelen van de landelijke inkoop (LCH), dat helpt.

Ik ben ongelooflijk trots op wat we met inkoop en logistiek in korte tijd voor elkaar hebben gebokst. Ook is het hartverwarmend om te zien hoe hulpvaardig iedereen is geweest, in de omgeving van ons ziekenhuis en in de regio.

Geleerde lessen

Als de crisis voorbij is, evalueren we vast en zeker nog uitgebreider, maar nu al kunnen we lering trekken uit onze ervaringen, waar we in de toekomst profijt van kunnen hebben:

  • Als alle neuzen dezelfde kant op staan, is voor inkoop echt alles mogelijk om, binnen je ziekenhuis en met partners buiten het ziekenhuis, te organiseren;
  • Ken je supply chain: weet waar je producten vandaan komen en welke afhankelijkheden er zijn van buitenlandse partijen;
  • Wees creatief en onderzoek vaker je ‘alternatieven’, niet alleen tijdens een crisis. Kun je anders produceren of zelf produceren? Kun je producten vaker hergebruiken? Welke andere partijen kunnen de benodigde middelen leveren?

Never waste a good crisis

Zonder voorbij te willen gaan aan de ernst van van de situatie, is het vanuit het vakgebied van inkoop en supply chain management een zeer boeiende periode geweest. Ik zeg dan ook ‘Never waste a good crisis’. Doe als inkoper je voordeel met de ervaring en kennis die je hebt opgedaan, laat je creativiteit de vrije loop. Niet eerder was je bijdrage als inkoper in de zorg zo belangrijk. Door samen te werken en het gezamenlijke doel voor ogen te houden, is er heel veel mogelijk.

Deel je ervaringen

Het Team van Deskundigen Betaalbare Zorg en het bestuur van Nevi Zorg gaat een factsheet lessonslearned corona opstellen. Daarom inventariseren we zorgbreed de goede en uit nood geboren, tijdelijke oplossingen t.b.v. deze factsheet. Doe allemaal mee!

Ook je inkoopervaringen in deze coronatijd delen met het grootste inkoopnetwerk van Nederland? Je blog, vlog of quote is van harte welkom via mc@nevi.nl

Lees ook meer in ons dossier inkoop en supply chains in de huidige corona-tijd.

Het product is toegevoegd
Naar je productoverzicht Verder oriënteren