Krapte op de arbeidsmarkt. Dat ziet Ayten Zor, manager inkoop bij UBR | HIS niet als een probleem, maar als een mooie kans waar zij wel raad mee weet. Enthousiast vertelt zij over de inkoopklas die zij en haar medewerkers in huis opleiden en klaarstomen voor een fantastisch beroep in een boeiende sector.
De Haagse Inkoop Samenwerking (HIS) van de Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk (UBR) voert de inkoop uit voor zes departementen. De klanten zijn Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Volksgezondheid, Welzijn en Sport, Financiën, Sociale Zaken en Werkgelegenheid, Algemene Zaken en Buitenlandse Zaken. “Als inkoper bij het Rijk draag je je steentje bij aan de opgaven waar de overheid voor staat”, vertelt Ayten. Je krijgt een inkijkje in alle uitdagingen en beleidsdoelen. ”
Medicinale Cannabis
De diversiteit van de producten en diensten die de departementen inkopen is enorm en het Rijk richt zich op innovatie en vernieuwing. Duurzaamheid, maatschappelijk verantwoord ondernemen en social return zijn belangrijke thema’s. Dat maakt het inkoopvak voor de sector afwisselend en boeiend. Naast alledaagse benodigdheden, zoals computers en digitalisering, schrijft HIS prijsvragen uit om duurzaamheid te bevorderen, koopt organisatiekracht in voor congressen en sluit contracten met onderzoeksbureaus.
Ayten: “Aan allerlei actualiteiten die in het nieuws zijn, leveren we met inkoop een bijdrage. Bijvoorbeeld als minister Hugo de Jonge van VWS een ‘(Ont)regel-de-zorg-bus’ nodig heeft. Of wanneer de Tweede Kamer een besluit neemt over Medicinale Cannabis. Hoe ga je dat inkopen? Dat helpen wij te concretiseren door de vraag achter de vraag te achterhalen. Als je dat dan samen met de opdrachtgever voor elkaar krijgt, geeft dat veel voldoening.”
Nieuwe aanwas
Inkoop staat in de schijnwerpers en er is menskracht nodig om al die opdrachten op te pakken. “De instroom van inkoopprofessionals in de publieke sector is klein en we zijn continu op zoek naar goede mensen”, vertelt Ayten. “ “We stellen als sector erg hoge eisen aan onze nieuwe inkopers. We vragen vaak 10 jaar ervaring als Rijksinkoper. Binnen de 20 inkoop-uitvoeringscentra (IUC) vissen we daardoor in elkaars eigen vijvers.”
Die schaarste maakte dat HIS besloot zelf nieuwe professionals te gaan opleiden. Ayten: “We creëren zelf onze nieuwe aanwas. We richten onze vacatures op kandidaten met HBO werk- en denkniveau. Ervaring als inkoper is niet nodig. Daarmee maken we onze doelgroep veel groter. Wie het vak nog niet kent, leert dat gewoon, terwijl hij bij ons in dienst komt. Bij de selectie kijken we veel meer naar iemands competenties. Is iemand adviesvaardig, hoe voert iemand een gesprek, welke andere ervaring neemt hij mee? Misschien heeft iemand nog niet zo veel kaas gegeten van inkoop, maar met gezond verstand kom je heel ver. Onze HIS-inkopers zijn de beste leermeesters. Resultaat van de zoektocht is een gemotiveerde groep nieuwe medewerkers van alle leeftijden en diverse achtergronden. Het zijn mensen die net van school af zijn, maar ook werkenden die toe zijn aan wat anders. Capabele mensen die de kans om een nieuw vak te leren aangrijpen, nieuwsgierig zijn en gemotiveerd.”
Wegwijs in het inkoopvak
De inkoopklas van HIS trapt de eerste drie weken af met een intensieve serie interactieve workshops waar theorie en praktijk samenkomen. De deelnemers leren onder meer over aanbestedingsrecht, HRM-processen, LEAN werken en ze trainen een dag lang adviesvaardigheden met een acteur.
Ayten: “We maken ze die eerste weken wegwijs in het inkoopvak binnen het Rijk en zorgen daarbij meteen voor een blik naar buiten. We bezoeken de coördinerend directeuren inkoop en doen een toer bij Tweede Kamer om de blik te verruimen. Het is mooi en leerzaam voor ons om te zien hoe zij ook zelf een frisse kijk op processen meebrengen”.
Na deze eerste periode worden de deelnemers gekoppeld aan een ‘buddy’. De nieuwe collega loopt mee met een ervaren inkoper van HIS en na een maand of drie draaien de rollen om en gaat de nieuwkomer zelf aan de slag gaat onder toeziend oog van de buddy.
Ayten: “We zorgen er ook voor dat de deelnemers het benodigde diploma behalen. NEVI maakte voor ons een verkort NEVI 1 en 2-programma, om de nieuwe professionals ‘in house’ theoretisch op te leiden. Met onze accountmanager, John Weinstock, hebben we intensief contact om de opleiding te laten aansluiten op wat nodig is. De klas vullen we aan met collega’s die al langer bij ons werken, maar het papiertje alsnog willen hebben”.
Mooie resultaten
Twee jaar geleden startte de eerste inkoopklas met zes deelnemers. Nu gaat HIS opnieuw het traject in met zes nieuwe pas-geselecteerde collega’s.
Ayten: “Ook die zijn stuk voor stuk eager om te leren. Twee jaar geleden startten wij de inkoopklas als experiment. We waren toen nog behoudend. Mensen zelf opleiden kost de organisatie immers veel inspanning. Boven mijn verwachting hebben alle zes kandidaten het hele traject volbracht en zij zijn nu allemaal in vaste dienst. Twee ervan zijn zelfs bezig met Europese aanbestedingen. Dat zijn hele mooie resultaten!”
Het voorbeeld volgen
Die kweekvijver heeft voor Ayten in de eerste plaats een meerwaarde voor HIS, maar ze kijkt ook breder. “Ik ben blij als we andere inkooporganisaties van het Rijk met onze aanpak kunnen helpen. Je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden. Voor onze workshops kunnen ook andere collega’s zich inschrijven. En omgekeerd kunnen wij de kennis en kunde van anderen gebruiken. Laten we het met elkaar doen.”
Ayten realiseert zich dat het succes van het programma voor een groot deel te danken is aan de motivatie van de zittende populatie. “Met een enorme inzet en hart voor de zaak nemen zij de nieuwe mensen mee. Met z’n allen gaan we het avontuur aan met als grootste geschenk: goed ingewerkte en opgeleide mensen.”
Lees ook Tekort aan inkopers?