Maak procurement weer menselijk met digitale tools
Nieuws10 februari 2022
"Besteed 80% van je tijd en budget aan het op orde brengen van de basis en besteed 10% tot 20% aan innovatie," aldus Achraf Talhaoui van Digital Procurement adviesbureau Qando. Lees meer in het interview hieronder.
Geen enkele inkoopprofessional is het procurementvak ingestapt met de wens om gegevens in te kloppen. Toch is het eerder regel dan uitzondering dat het aanmaken van de juiste leverancier of het uploaden van contracten veel tijd kost. Zonde, betoogt Achraf Talhaoui van Digital Procurement adviesbureau Qando: “met de juiste digitale tools nemen systemen het repetitieve monnikenwerk over en houdt de inkoopprofessional tijd over voor het strategische gesprek met de leverancier. Dit maakt procurement weer menselijk, hoe paradoxaal dat ook klinkt.”
Achraf ziet in de praktijk dat er niet alleen meer tijd is voor de klant- en leveranciersrelatie, procurement is ook direct een serieuzere speler aan tafel. “Voorheen was je veel tijd kwijt aan het maken van een draaitabel in Excel. Nu kan het systeem een kant en klaar rapport voor je maken en is het gesprek met je leverancier veel rijker. Dan kun je bijvoorbeeld met data staven dat de leverancier niet volgens afspraak levert, of kun je samen zoeken naar een oplossing om de CO2-uitstoot te reduceren. Dat maakt het procurementvak ook meteen strategischer en naar mijn mening leuker.”
Factbased besluiten nemen
Dat digitalisering procurement kan helpen bij strategisch handelen mag duidelijk zijn, maar ook voor de relatie met interne stakeholders ziet Achraf voordelen. “Procurement is niet meer alleen de afdeling die moet onderhandelen of een offerte opvragen, maar heeft nu ook de verantwoordelijkheid over dossiers als risicomanagement en duurzaamheid. Dan is het echt essentieel om over data te beschikken die je helpt om de juiste besluiten te nemen.”
Als voorbeeld schetst Achraf de toeleveringsproblemen die ontstaan zijn naar aanleiding van het vastgelopen schip in het Suezkanaal. Procurement moet in zo’n geval snel kunnen schakelen: een uitdraai maken van leveranciers die hierdoor geraakt worden bijvoorbeeld. Maar ook snel een digitale offertaanvraag en contract verzorgen met alternatieve leveranciers die wél tijdig kunnen leveren. “Als je die data en mogelijkheden niet direct voorhanden hebt en moet werken in verschillende systemen en databases, verlies je het van je concurrent. Op dat soort momenten zie je vaak een clash tussen procurement en de business.”
Vijf stappen naar digitale transformatie
Om als procurement de volgende stap te zetten, is digitale transformatie het codewoord. En dat is niet altijd makkelijk in een werkelijkheid waarbij er niet altijd veel is geïnvesteerd in digitalisering. Om procurement te helpen bij het inzetten van de transformatie heeft Achraf een vijf-stappenplan ontwikkeld. “Het stappenplan helpt procurement de uitdaging scherp te krijgen en een business case te ontwikkelen. Natuurlijk kosten digitale toepassingen geld, maar je kunt vaak heel goed aantonen dat systemen helpen om effectiever te werken of dat digitale tools zorgen voor minder risico’s. Daarnaast helpt het stappenplan met het formeren van een goed team. Digitale transformatie vraagt namelijk echt om een andere manier van werken, alleen het toevoegen van een digitale component is niet genoeg.”
Achraf adviseert organisaties om 80% van de tijd en het budget te investeren in het op orde brengen van de basis. Denk hierbij aan systemen die zorgen dat data beter beschikbaar is en dat men afscheid kan nemen van het zogeheten inklopwerk. “10 tot 20% van je tijd kun je dan besteden aan innovatie. Zo zie je in de praktijk al hele gave toepassingen ontstaan. Denk bijvoorbeeld aan artificial intelligence, waarbij algoritmes in staat zijn om prijswijzigingen te voorspellen of een blockchain waarbij je het hele proces van koffieboon tot koffie kunt traceren in de keten. En het leuke is: je kunt vaak in zes weken al een werkend prototype voor je afdeling hebben. Zo kun je binnen je organisatie heel snel inzichtelijk maken waar procurement allemaal toe in staat is en zo weer echt tijd creëren om het persoonlijke gesprek met je interne en externe stakeholders aan te gaan.”
Ben je benieuwd naar de mogelijkheden van digitale transformatie voor jouw organisatie? Schrijf je in voor de training Smart Digital Procurement en krijg toegang tot praktische tips.