0
Nieuws

'Hoe moet het nou met ..?' Inkoopoplossingen in coronatijd

Nieuws 30 april 2020

“Mijn corona-week” Lees mee met Jil de Jong, Vakteam Inkoop Provincie Zuid-Holland.

Jil de Jong, Projectleider professionalisering inkoop bij het Vakteam Inkoop van Provincie Zuid-Holland neemt je mee in haar afgelopen ‘corona-week’. Ze vertelt wat er op haar en het team afkomt, welke uitdagingen hierbij komen kijken én wat ze kan betekenen vanuit Inkoop.

In dit blog neemt ze je van dag tot dag mee. En worden antwoorden duidelijk op vragen als: "Hoe zit het met doorlopende contracten en kosten voor dingen die nu niet geleverd kunnen worden?”, “Mogen we wel van leveranciers verwachten dat ze voor ons de deur uit moeten?” en “Bieden we tijdens aanbestedingsprocedures genoeg rechtsbescherming nu de rechtbanken gesloten zijn?”  

“Mijn corona-week”

Het einde van een voorbijgevlogen week. Je probeert even stil te staan bij wat er allemaal gebeurd is en vraagt je af wat je allemaal hebt gedaan. In eerste instantie blijft corona, corona, corona… maar door je hoofd spoken. De impact hiervan overtreft alles wat je in eerste instantie dacht. Langzamerhand zinkt de realiteit van alle mails en berichten op het intranet in. 

Het is maandag en onze leidinggevende van vakteam Inkoop benadrukt nog even dat alles staat en valt met een goed systeem en legt uit welke communicatiekanalen waarvoor bedoeld zijn. Voor de ene collega is het gebruik en gemak van Teams vanzelfsprekend, de andere heeft wat tijd nodig om het allemaal uit te zoeken. Toch is aan het einde van de dag bijna iedereen online en actief. De vragen beginnen binnen te druppelen en discussies borrelen op. Want hoe moet het nou met…???

Hoe gaan we nu verder?

Inkoop houdt zich kort gezegd iedere dag bezig met ervoor zorgen dat jij krijgt wat je nodig hebt. Daarbij zijn wij: de balans tussen doelmatigheid en rechtmatigheid, de schakel tussen de markt en de interne opdrachtgever en kijken we samen hoe jouw inkoop de belangen en doelstellingen van PZH (Provincie Zuid-Holland) het beste kan vertegenwoordigen. Tijdens onze bezigheden horen we vaak: dat de meeste opdrachten spoed hebben, een uitzondering zijn op, er toch maar echt 1 geschikte leverancier is, etc. Meebewegen is iets waar we dagelijks op trainen en daar kunnen we zeker in deze tijden onwijs dankbaar voor zijn!  

Op dinsdag gaat één van onze collega’s een groot consensus overleg op een digitale manier proberen te begeleiden. Daarvoor ligt nu al een concept protocol klaar, wat binnen een paar uurtjes gemaakt en afgestemd is. Ook liggen er inmiddels tientallen vragen, van “Hoe zit het met doorlopende contracten en kosten voor dingen die nu niet geleverd kunnen worden?” tot “Mogen we wel van leveranciers verwachten dat ze voor ons de deur uit moeten?” en “Bieden we tijdens aanbestedingsprocedures genoeg rechtsbescherming nu de rechtbanken gesloten zijn?” We nemen ook de tijd om goed na te denken over de oproep om alle termijnen ruim te verlengen. Deze crisis biedt ons de kans om concrete invulling te geven aan onze missie: “Vakteam Inkoop biedt een slimme en duurzame oplossing op inkoop- en aanbestedingsvraagstukken voor onze interne en externe partners in de keten”. We stemmen voor zover mogelijk in korte tijd af met: leveranciers, andere overheidsinstanties, interne opdrachtgevers, etc. en besluiten al snel dat we aan deze oproep geen gehoor kunnen geven. Het verlengen van alle termijnen zou bijvoorbeeld een enorm gat slaan in de magere reserves van onze leveranciers. Maatwerk is in dit geval de oplossing. We zorgen door middel van een FAQ lijst ervoor dat er diezelfde dag al driekwart van de tientallen vragen zijn beantwoord. 

Dit is zeker ook te danken aan één van onze juristen, die op de vraag of ze even tijd had voor een paar vragen lachend antwoordde: “Ik heb nergens tijd voor, dus kom maar op!”. Woensdag zijn we weer een stuk verder met het beantwoorden van liggende FAQ’s, ontvangen we nieuws over alles wat te maken heeft met inkoop & corona en merken we dat iedereen van het team het uiterste uit zichzelf haalt om alles door te laten lopen. Donderdag ontvangen we bericht van ons tijdelijk versterkend teamlid, die niemand nog gezien heeft maar wel voor zover mogelijk ingewerkt wordt, hebben we tijdelijke werkwijzen kortgesloten en zijn alle coronateksten in onze standaard leidraden en standaardmodellen verwerkt. 

We zijn niet de helden in de vitale beroepen sector, maar kunnen blij zijn dat ook wij nog steeds op onze manier kunnen bijdragen. In deze tijd kunnen bijdragen, is iets voor iedereen om ontzettend trots op te zijn. We willen graag met jullie de economie in Zuid-Holland draaiende houden en te blijven zorgen voor een veilige en schone werk- en leefomgeving. Hiervoor zullen we alles op alles zetten en staan we altijd voor jullie klaar. De komende tijd zal zeker nog heel wat uitdagingen bieden, maar we gaan samen met jullie door!

Deel je ervaringen

Ook je inkoopervaringen in deze coronatijd delen met het grootste inkoopnetwerk van Nederland? Je blog, vlog of quote is van harte welkom via mc@nevi.nl.

Lees ook meer in ons dossier inkoop en supply chains in de huidige Corona-tijd.

Het product is toegevoegd
Naar je productoverzicht Verder oriënteren