Contractmanagementsoftware voldoet te weinig aan de eisen van gebruikers
De 155 contractmanagers en inkopers die deelnamen aan het Mitopics-NEVI onderzoek 2014 naar het gebruik van contractmanagementsoftware (CM-software) lieten zich duidelijk horen. CM-software voldoet nog te weinig aan de eisen en wensen van de gebruikers, waardoor het gebruik ervan beperkt blijft. Sterker nog, men gebruikt vaker MS Excel en ERP dan specifieke CM-software!
Ook met CM-software blijft contractmanagement gericht op operationele activiteiten
Uit eerder onderzoek uit 2009 en 2011 van Mitopics en NEVI bleek al dat contractmanagement zich met name richt op operationele activiteiten. Uit dit recente onderzoek blijkt dat ondanks de opkomst van CM-software en de mogelijkheden daarin dit nog steeds het geval is. Men gebruikt CM-software met name om contractinformatie en de signalering op looptijden vast te leggen. Echter, registratie van performance (i.e. de uitnutting) van een contract en de analyses van contracten worden door gebruikers maar weinig in CM-software uitgevoerd. Hier grijpt men dan terug op MS Excel of de ERP-applicatie.
Functionaliteit voldoet niet aan de verwachtingen
Voor de meest basale functionaliteit als registratie van contractinformatie en signalering op looptijd zijn gebruikers over het algemeen tevreden. Echter voor de meer complexe functionaliteit zoals registratie van contractrelaties en -uitnutting, het delegeren van acties en het analyseren van contracten op basis van KPI’s en “spend” is men een stuk minder tevreden. Dit wordt mede gevoed doordat één van de belangrijkste doelen bij aanschaf van CM-software, het verkrijgen van goede managementinformatie, maar beperkt gerealiseerd wordt. Blijkbaar krijgt men de gewenste informatie niet uit het systeem.
Integratie en koppeling lijkt de sleutel tot succes
Het belangrijkste verbeterpunt voor CM-software blijkt de koppeling c.q. integratie met het financiële- of ERP-systeem te zijn. Voor zowel de financiële uitnutting van een contract als het analyseren van de performance van een leverancier hebben gebruikers behoefte aan tijdige en accurate financiële informatie. De huidige mogelijkheden zijn echter niet toereikend, want slechts 30% van de gebruikers geeft aan op dit onderdeel tevreden te zijn!
Uitkomsten bieden wel perspectief voor de toekomst
Meer dan 80% van de gebruikers geeft namelijk aan dat contractmanagement (zeer) belangrijk is voor de organisatie, zowel op operationeel (i.e. contractregistratie) als op tactisch (i.e. contractanalyse) gebied. En doordat gebruikers specifiek hebben aangegeven op welke gebieden de functionaliteit nog tekort komt, biedt dit goede perspectieven voor de toekomst en de ontwikkeling van CM-software.
Bent u geïnteresseerd in alle uitkomsten van het Mitopics-NEVI onderzoek 2014 en wilt u het eindrapport ontvangen, neem dan contact op met René van den Hoven | r.vandenhoven@nevi.nl.
Meer informatie over contractmanagement vindt u op www.nevi.nl/contractmanagement