René van den Hoven: ‘De contractmanager van vandaag kijkt verder dan het contract’

Oorsprong van de vakopleiding

René begon zijn carrière in een technische inkoopomgeving, na zijn studie werktuigbouwkunde en technische bedrijfskunde. Via verschillende rollen zag hij meer en meer de waarde die leveranciers kunnen toevoegen aan organisaties en hoe contract- en samenwerkingsafspraken dit kunnen breken of versterken. Toen hij daarnaast lesgaf in Nevi‑opleidingen, viel het hem op dat contractmanagement in het klassieke inkoopproces nog nauwelijks een plek had. “Ik kreeg de vraag: waar hoort dit eigenlijk thuis? En het antwoord had ik niet.” 

De beschikbare literatuur bleek destijds zeer beperkt. René ging daarom zelf het veld in: gesprekken met organisaties, ronde tafels en praktijkonderzoek. De inzichten vormden de basis voor een eerste training, en vanuit de groeiende behoefte aan professionalisering ontwikkelde hij later mede de vakopleiding Contract‑ en Leveranciersmanagement. 

Volgens René kwam die behoefte voort uit een wereld die snel veranderde. Ketens werden internationaler, complexer er kwam meer wet- en regelgeving. Organisaties wilden ‘in control’ zijn over hun toeleverketens. Rechtmatigheid en doelmatigheid kwamen onder druk te staan. “Als niemand verantwoordelijk is voor wat er in die keten gebeurt, kan waarde weglekken zonder dat iemand het ziet.”

‘Alles wat na de handtekening komt’

René ziet in de praktijk dat contractmanagement wezenlijk verschilt van inkoop. “Waar inkopers zich veelal richten op het tot stand brengen van een overeenkomst, richt de contractmanager zich op alles wat daarna komt. Prestaties, risico’s, relaties en samenwerking, dat hoort bij hun rol.”

In organisaties waar inkoop, leveranciersmanagement en contractmanagement wordt gecombineerd in één functie geeft het vaak een worsteling in prioriteiten. Voor René begint professioneel contractmanagement bij helderheid: wie neemt welke besluiten? Waar ligt eigenaarschap? Hoe werken business inkoop en contractmanagement samen? En wordt contractmanagement voldoende meegenomen in de inkoopfase en vice versa?

Vijf pijlers van contractmanagement

Om het brede werkveld van contractmanagement hanteerbaar te maken, werkt de opleiding langs vijf pijlers: governance, contractadministratie, prestatiemanagement, relatiemanagement en leveranciersmanagement. René ziet in de praktijk dat deze pijlers helpen om contractmanagement concreet te maken en prioriteit te stellen zonder alles tegelijk te willen verbeteren. “Niet iedere organisatie heeft dit scherp voor ogen, maar zonder die basis wordt het moeilijk om keuzes te maken,” zegt hij.

• Governance draait om beleid, organisatie en rolduidelijkheid: wie is waarvoor verantwoordelijk, hoe werken we samen en waar ligt besluitmacht?
• Contractadministratie vormt de informatiebasis. Waar staan contracten, hoe ontsluiten we de informatie voor de organisatie, en hoe om te gaan met wijzigingen en alerts
• Prestatiemanagement gaat over afspraken die concreet én realistisch zijn, met KPI’s die idealiter meebewegen met een veranderlijke omgeving.
• Relatiemanagement omvat het onderhouden van de vele interne en externe relaties die voorvloeien uit het contract en de samenwerking.
• En met leveranciersmanagement leren deelnemers onderscheid aan te brengen tussen typen leveranciers en de bijpassende aanpak en ontwikkelkansen.

Studenten ontdekken welke onderdelen in hun organisatie aandacht vragen, waar kansen liggen voor groei en wat het effect van de ene pijler op de andere is. Op basis daarvan formuleren ze een eigen eerste, haalbare verbeterstap voor de komende zes maanden.