Om een organisatie draaiende te houden, worden er allerlei diensten en producten ingekocht. In kleine organisaties zal het overzicht er nog wel zijn, maar in grote organisaties is dat overzicht snel weg, met als gevolg dat er niet meer efficiënt wordt ingekocht. Het is dan ook belangrijk de bevoegdheden in het (facilitaire) inkoopproces vast te leggen.