Binnen zeven jaar gaan bij de gemeente Rotterdam tientallen ervaren inkopers met pensioen. Zij nemen specialistische kennis mee die je niet zomaar vervangt. Teamleider Jeroen Smolders zocht naar een manier om die kennis op tijd door te geven aan een nieuwe generatie.
Het Nevi Procurement Talent Programma bood uitkomst: een flexibel traject waarin trainees de Nevi 1 vakopleiding doorlopen, vanaf dag één meedraaien in de praktijk, kennis opdoen bij twee verschillende organisaties en zo het vak leren van de mensen die het al jaren doen.
"Binnen nu en zeven jaar neem ik van flink wat mensen afscheid die met pensioen gaan," legt hij uit. "Die mensen hebben zich jarenlang gespecialiseerd, op terreinen als duurzaamheid en werken. Als je die kennis niet tijdig overdraagt, ben je het kwijt."Jeroen Smolders
De gemeente Rotterdam had al een eigen juniorprogramma voor nieuwe medewerkers. Via het bestaande contact met de politie groeide het idee om gezamenlijk iets op te zetten: beide organisaties wilden gemotiveerde juniorinkopers aantrekken en goed opleiden. Samen met Nevi werd dit omgezet in een PTP-traject.
De gemeente nam drie trainees aan, waaronder één interne medewerker die al langer bij de organisatie werkte en de overstap naar inkoop wilde maken. Aan de andere kant van het traject doet een trainee mee die zijn carrière bij de politie begon en nu de stap naar gemeentelijke inkoop maakt.
Die laatste trainee valt Jeroen extra op. "Hij woont in Leeuwarden en komt twee dagen per week naar kantoor. Hij overnacht er zelfs voor. De bevlogenheid waarmee hij dit aanpakt en de stappen die hij in korte tijd maakt, dat is echt mooi om te zien."
Die toewijding ziet hij echter terug bij alle trainees, Jeroen is daardoor erg te spreken over de kwaliteit van de kandidaten die zijn ingestroomd. "Soms heb je gewoon een gevoel bij mensen. De manier waarop ze praten, de vragen die ze stellen, hoe ze dingen oppakken. Je merkt dat het goede inkopers worden."
Jeroen vindt het belangrijk dat het opleidingstraject dicht bij de praktijk staat. Trainees werken daarom mee aan echte opdrachten: Europese aanbestedingen, mini-competities in het fysieke domein en procedures rondom vervoer en materiaal. Ze worden zo snel mogelijk op de voorgrond gezet als de verantwoordelijke inkoper op een dossier, met een ervaren collega die meekijkt.
Een vast onderdeel is de rol van secretaris bij het juridisch escalatieoverleg. Elke trainee vervult die functie drie maanden lang. In dat overleg worden wekelijks aanbestedingen besproken waarbij juridische risico's spelen, in aanwezigheid van de inkoopadvocaten van de gemeente. Trainees leren er omgaan met strakke planningen en complexe casuïstiek, en raken zo vertrouwd met de scherpte die het vak vraagt.
“Inkoop leer je vooral door het gewoon te doen.”Jeroen Smolders
Per juni wisselen de trainees: de kandidaten die nu bij de politie zitten, komen naar gemeente Rotterdam en vice versa. Jeroen verwacht dat die groep al veel bagage meeneemt. "Zij hebben tegen die tijd de Nevi-opleiding gedaan, procedures meegelopen, ervaring opgedaan. Die gaan bij ons gewoon verder met leren."
Na afloop van het programma begint misschien wel de belangrijkste fase voor de gemeente: de trainees die tegen die tijd collega’s zijn geworden, koppelen aan ervaren collega's die op termijn met pensioen gaan. Vanaf dat moment wordt de kennisoverdracht die Jeroen voor ogen heeft echt concreet.
Maar ongeacht de uitkomst van het traject voor de gemeente Rotterdam, ziet Jeroen een bredere meerwaarde van het programma. "We willen mensen vooral een goede basis meegeven in inkoop. Als ze na afloop bij ons blijven, dan is dat mooi. Maar als ze ergens anders verder gaan als inkoper, dan houden we de inkoopcommunity in Nederland op peil. Dat zit er ook achter."
Voor organisaties die nadenken over deelname heeft Jeroen een duidelijke boodschap: kijk naar wat het programma je oplevert aan mensen. "Als je er goede inkopers aan overhoudt, en dat verwacht ik wel, dan is het de moeite waard."
Hij benadrukt daarbij de flexibiliteit van de opzet. "Je kunt elementen toevoegen en aanpassen op wat jouw organisatie nodig heeft. Dat is echt een voordeel." Zijn advies aan gemeenten die interesse hebben: zoek partners die qua organisatie en werkveld goed bij elkaar passen. Hoe beter de aansluiting, hoe groter de meerwaarde voor alle betrokkenen en hoe meer trainees meenemen naar hun volgende stap in het vak.