Best value procurement (BVP) is geen trucje, maar een compleet nieuwe inkoopmethode die Nederland langzaam maar zeker verovert. Wie de beste partij zoekt bij een project, kan rekenen op een reële prijs, maar het klassieke denken ligt constant op de loer.
Gunstige prijs
Door bij prestatie-inkoop níet op prijs te selecteren, is een gunstige prijs vaak juist wel het resultaat. Bij de helft van gunningen op basis van BVP gaat de beste kwaliteit zelfs samen met de laagste inschrijfprijs. Dat blijkt uit de becijferingen van consultants Sicco Santema en Jeroen van de Rijt van Senter. Zij hebben zojuist de derde versie geschreven van het Handboek Prestatie-inkoop en geven regelmatig trainingen om het gedachtegoed van de Amerikaanse professor Dean Kashiwaghi te verspreiden. Het boek verschijnt tijdens het BVP-congres op 28 mei.
Logisch
De afgelopen jaren volgen beiden de ontwikkelingen op de voet en wordt ook een database bijgehouden met de vorderingen. Bij vijf van de zes projecten blijkt de best passende marktpartij voor een klus een lage prijs te vragen en in de helft van de gevallen de laagste prijs. “Eigenlijk is die uitkomst heel logisch. Want prestatie-inkoop gaat ervan uit dat je de beste partij zoekt bij een bepaalde klus. Degene die de minste risico’s ziet en het project het beste kan managen, hoeft geen enorme risico-opslagen te berekenen, maar legt een reële prijs neer”, zet Sicco Santema uiteen, die als deeltijdhoogleraar ook nog industriële marketing doceert aan de TU Delft.
Koude kermis
Toch blijkt dat elke keer een spannend moment bij de selectie: de interviews met sleutelfiguren zijn gehouden en één team steekt er met kop en schouders bovenuit als het gaat om het motiveren van de aanpak en de bijbehorende risico’s. Zou dat ook de winnende partij zijn bij het openen van de enveloppen? Dat blijkt bij 85 procent inderdaad de beste score.
Idealiter hoef je bij prestatie-inkoop helemaal niet te selecteren op de prijs, maar dat is in Nederland zo ongebruikelijk dat het advies is om driekwart op kwaliteit en een kwart op prijs te letten. Wie nu denkt wel even over te stappen op BVP, want dat levert meteen de laagste prijs op, heeft het mis. “Wie ervan uitgaat dat prestatie-inkoop een trucje is, komt van een koude kermis thuis”, waarschuwt Van de Rijt. De faalkans stijgt ook als prestatie-inkoop alleen wordt gebruikt bij de selectiefase en vervolgens wordt losgelaten bij de uitvoering.
Het principe is tijdens de uitvoering van een project regelmatig te overleggen over de voortgang en alle afwijkingen van het basisplan te rapporteren met daarbij meteen een oplossing voor de dreigende problemen. “Anders dreigt razendsnel het klassieke denken weer de kop op te steken.”
Valkuil
Inmiddels zijn ICT-projecten, houten kozijnen en een waterzuivering ingekocht via BVP. Rijkswaterstaat loopt nog altijd voorop bij het doorvoeren van prestatie-inkoop. De acht bundels van de Spoedwet wegverbreding spreken het meest tot de verbeelding, maar inmiddels worden veel d&c-contracten en ingenieursdiensten op deze manier uitgevoerd. Ook de Hanzehogeschool en de provincie Noord-Holland mogen zich tot de koplopers rekenen vinden beide BVP-experts. “Meestal zijn het nieuwbouwprojecten, maar de methode kan ook zijn meerwaarde bewijzen bij renovatie of installaties. Overigens beperkt bvp zich niet tot de aanbestedingsfase, maar vooral ook daarna. Veel opdrachtgevers maken zich zorgen over wisselingen van de sleutelfiguren bij marktpartijen, maar wisselen dan zelf wel doodleuk hun mensen in de uitvoering. Niet doen, juist de goede klik tussen beide partijen is de basis voor een goedlopend project”, betoogt Van de Rijt. Het boek wijdt een aparte passage aan deze valkuil.
Klakkeloos
Tegelijk is past performance als stap geschrapt in de Nederlandse variant. “Prestaties uit het verleden kunnen goed meewegen, maar opdrachtnemers mogen bepalen hoe ze dat in het verleden hebben bewezen. Zo maakt een kabellegger op ons advies van elke goot een foto met de meetlat op 60 centimeter erbij. Niet voor de opdrachtgever om te controleren, maar om zelf aan te tonen dat hij die belofte waarmaakt. De basis van BVP is echt een andere manier van denken en doen”, lichten beide schrijvers toe.
Een andere beruchte valkuil is de neiging om tijdens de uitvoering te controleren of zelfs in te grijpen. Santema: “Fout, want het probleem leg je bij de markt en dan mag die ook de oplossing verzorgen, maar wel op zijn eigen manier. Toch is de neiging van beide kanten logisch, want al tientallen jaren is de bouw gewend af te wachten en klakkeloos de wens van de opdrachtgever uit te voeren, zonder na te denken of dat de beste oplossing is.” Cobouw, Ingrid Koenen