Nieuwe gewoontes of terug naar het oude normaal?

20 Mei 2020

Verstegen Spices & Sauces kreeg door de coronacrises plotseling te maken met een stijgende vraag. In de diverse supply chains van dit mondiaal inkopende bedrijf liepen de spanningen op. Directeur duurzaamheid en inkoop Marianne van keep hield voor Deal! een dagboek bij.

Marianne van Keep - Verstegen Spices & Sauces

Februari - Corona?

Ons bereiken ons berichten dat COVID-19 mogelijk gevolgen heeft voor de toelevering van grondstoffen. Maar Brabant gaat gewoon carnaval vieren en geluiden vanuit Italië over besmettingen weerhouden ons er niet van massaal te gaan skiën. Veel mensen denken immers nog dat het virus ons ‘toch niet zal bereiken’. 

Als internationaal georiënteerd bedrijf denken wij daar bij Verstegen anders over. Alle buitenlandse reizen, onder andere mijn deelname aan de handelsmissie naar Indonesië, worden onmiddellijk afgezegd. Evenals bedrijfsbezoeken. Jammer, want ik kom graag in dit bijzondere land waar belangrijke specerijen zoals nootmuskaat en peper vandaan komen. Grote evenementen worden niet meer bezocht en deelname aan diverse beurzen gaan niet door. De veiligheidscommissie, die normaal eens per maand in een klein clubje bij elkaar komt, wordt bijeen geroepen in een uitgebreidere vorm.

Begin maart - Veiligheidscommissie

De veiligheidscommissie spreekt elkaar om de dag. Op de vaste agenda staat onder andere wat dit betekent voor de toevoer van onze grondstoffen uit China, immers een risicogebied. Het pandemieplan, opgezet ten tijde van de Mexicaanse griep, wordt opgezocht en aangepast, Mexicaans wordt vervangen door COVID-19 en het is allemaal nog even relevant. In dit plan staat bijvoorbeeld welke afdelingen cruciaal zijn om te blijven functioneren en welke niet. Inkoop is hier niet als cruciaal aangewezen, kennelijk gingen we er in 2009 nog niet van uit dat de toevoer van grondstoffen een probleem zou kunnen worden.  

Zelf moet ik er nog erg aan wennen dat we elkaar geen hand meer mogen geven, we lachen met z’n allen om de alternatieve begroetingen. Kinderen en kleinkinderen mogen gelukkig nog geknuffeld worden.

Onze voorraden specerijen zijn goed op peil, daar zijn we nu erg blij mee. Deze voorraden liggen op onze locatie maar ook bij gespecialiseerde opslagbedrijven in de haven. Met de meeste specerijenleveranciers maken we namelijk overeenkomsten rond het moment dat de oogsten plaatsvinden en dat is meestal één keer per jaar. In de loop van het jaar worden er dan afspraken gemaakt over verschepingen naar Rotterdam. Nu is het zaak om die verschepingen goed in de gaten te houden en waar mogelijk te vervroegen. Dat valt niet altijd mee. De beschikbaarheid van mankracht maar ook van containers is niet altijd vanzelfsprekend. Tot onze verbazing krijgen we de dag na de lockdown meer orders dan ooit, vooral vanuit de retailbranche en de industrie. Foodservice daarentegen lijkt in te storten, een drama! We werken op volle sterkte om aan alle klantvragen te kunnen voldoen.

Als Brabantse blijf ik vanaf de tweede week van maart thuis werken, het virus is hier immers al niet meer weg te denken. Niet echt ergonomisch natuurlijk, twee kussens op de stoel en de laptop op de eettafel. 

De  veiligheidscommissie komt inmiddels dagelijks bijeen. De eerste tijd nog in levenden lijve, maar al snel zit bijna iedereen thuis achter zijn laptop en communiceren we via Skype. Op de agenda staan onder andere het aantal ziekmeldingen van onze medewerkers, hoe we besmetting kunnen voorkomen en hoe we genoeg personeel kunnen krijgen als we meer ziekmeldingen zouden krijgen. Een sociale werkplaats waar wij mee samenwerken, sluit zijn deuren en binnen twee dagen worden de verpakkingslijnen naar een ruimte bij Verstegen verplaatst. Er wordt contact gezocht met netwerken uit de horeca en met een bevriend bedrijf dat vrijwel alleen aan de horeca levert. We hebben extra mensen nodig om te helpen. Al snel wordt besloten collega’s aan te schrijven met de vraag of er familieleden of vrienden zijn die door de virusuitbraak zonder werk zitten en kunnen komen inpakken. We zijn trots op de vele aanmeldingen en er wordt dankbaar gebruikgemaakt van de familiepoule.

De eerste digitale vergaderingen duurden nog anderhalf uur, maar doordat we er steeds handiger is dat nu meestal een uurtje. De zorg van onze collega’s staat boven aan de agenda: hoe voorkom je besmetting, hoe zorg je ervoor dat iedereen gezond blijft? We hebben een communicatieplan, want het is duidelijk dat informatie bieden aan collega’s, afnemers en leveranciers heel belangrijk is. 

Ook mijn collega inkoopmanager Peter van Rossem is inmiddels permanent aangesloten bij het overleg. De lijst van voorraden en binnenkomende orders wordt op detailniveau bekeken. De afdeling inkoop krijgt het zwaarder nu er minder zekerheden zijn en de druk op de voorraden in Rotterdam groter wordt. Het is duidelijk dat bij een pandemie inkoop wel degelijk een cruciale rol speelt, zeker als de situatie wat langer duurt.

Ondertussen slaan mijn buren thuis massaal aan het klussen met een voorkeur voor hogedrukspuiten, ook dat lijkt wel besmettelijk!

Eind maart - mondkapjes 

Omdat we vanaf het begin zo veel mogelijk mensen thuis hebben laten werken en ook snel werknemers naar huis hebben gestuurd als er maar een kuchje te horen was, hebben we vrij weinig ziekmeldingen. Gelukkig zien we nu ook weer dat mensen zich beter melden, wat een goed nieuws! Wel wordt de eerste collega in het ziekenhuis opgenomen. Waarschijnlijk is die besmet door een familielid die in de zorg werkt. Zo komt het toch ook in Rotterdam dichtbij. We hebben regelmatig contact met de familie van de collega. Gelukkig is de betreffende collega inmiddels weer thuis. 

Mijn kinderen en kleinkinderen mag ik niet meer knuffelen, dat is niet gemakkelijk natuurlijk. Steeds vaker horen we echter over vaders en moeders van vrienden en kennissen die sterven aan corona. We schroeven thuis onze eigen quarantaineregels verder op.

Omdat we oprecht erg blij zijn met de saamhorigheid die we bij de collega’s zien, wordt besloten iets te organiseren. De leverancier die normaal wekelijks fruit voor onze de kantine levert, wordt benaderd. Zij brengen net voor het weekend bij bijna 700 mensen een fruitmand. Collega’s, maar ook iedereen van de inpandige werkplaats en alle tijdelijke medewerkers krijgen er een. Dit wordt bijzonder op prijs gesteld.

Op een aantal afdelingen bij Verstegen worden ook FFP2-mondkapjes gebruikt. Op die afdelingen kan het namelijk stoffig zijn door de gemalen specerijen. Die mondkapjes zijn inmiddels niet meer te krijgen. Prima, want we zouden ook niet willen concurreren met de zorg die ze veel harder nodig heeft. We krijgen wel gevraagd en ongevraagd aanbiedingen. Direct uit China met een minimale afname van 100.000 stuks, daar kunnen we minimaal de komende tien jaar mee vooruit. De vraag is dan ook of het niet frauduleus is dus nemen we geen enkel risico. Een andere aanbieder biedt ze aan voor rond de 7 euro per stuk, normaal kosten ze nog geen euro ... Uiteindelijk gaan we het anders aanpakken. De duurzame start-up VanHulley maakt normaal boxershorts van oude overhemden, maar gaat nu voor ons mondkapjes van katoen maken. Niet ideaal omdat het kapje niet overal goed afsluit, maar we gaan het ermee doen. Het voordeel is dat we daarmee een goed doel steunen, een win-winsituatie dus. 

Ook thuis sluipen er nieuwe gewoontes in. Deurklinken worden regelmatig schoongemaakt en de zeep (en de handcrème) gaan nu wel heel snel op.

Onze collega in Indonesië maakt zich zorgen dat hij niet naar Nederland zou kunnen komen als dat nodig is. Gelukkig is er niets aan de hand, behalve dan dat ook hij met de lockdown in Indonesië te maken heeft. Voor onze collega in India ligt dat anders. Daar werd van het ene op het andere moment een totale lockdown afgekondigd. Dat betekende dat veel Indiërs zo snel mogelijk thuis probeerden te komen, maar vooral dat mensen niet meer naar de winkels konden voor hun boodschappen. Toen zijn voorraad voedsel was geslonken tot voldoende voor maximaal twee dagen werden de regels gelukkig versoepeld. In eerste instantie betekende de totale lockdown in India ook dat containers met specerijen, zoals gember en kurkuma, op de kades bleven staan. Met de versoepeling van de maatregelen werd dat gelukkig opgelost. Het is een ander verhaal voor de productielocaties. Omdat iedereen zo snel mogelijk naar huis probeerde te komen, is er niet genoeg personeel om de productie weer op te starten. Dit probleem hebben ook andere leveranciers in landen waar is gekozen voor strengere maatregelen dan in Nederland. De grondstoffen zijn er wel, maar het personeel is niet compleet. Deze onverwachte wending maakt dat de inkoopafdeling nog meer in nauw contact moet staan met leveranciers. En vaak zijn dat leveranciers die in eerste instantie niet op de lijst met risicoproducten stonden omdat ze niet gevestigd zijn in risicolanden.

Onze dochter is hoogzwanger en daarom al een tijdje in thuisquarantaine. Omdat wij als opa en oma,waarschijnlijk de andere kleinkinderen moeten opvangen, krijgen wij ook de vraag of we in absolute quarantaine willen. We mogen immers geen enkel risico nemen. Het valt niet mee, maar het bezoek aan de supermarkt en de slager wordt geschrapt. Ik ben benieuwd of we in ons leven na COVID-19 nieuwe gewoontes blijven omarmen zoals minder reizen, meer thuiswerken en zo veel mogelijk laten bezorgen. Of gaan we toch weer back to normal?

Begin april - onvoorspelbaarheid

Ook bij Verstegen durven we langzaam weer te gaan denken over het leven na corona. We zijn ons bewust van de onvoorspelbaarheid van dit nieuwe virus en houden rekening met een nieuwe golf van besmettingen. Toch duren de vergaderingen van de veiligheidscommissie nog maar een halfuur en zijn ze teruggebracht naar drie keer per week. We werken hard aan het postpandemieplan, waarbij het eerste hoofdstuk zal gaan over leasons learned. Ik hoop dat we ook zakelijk een aantal goede gewoontes uit dit tijdperk gaan omarmen, zoals meer thuiswerken en anders vergaderen. Ik schat in ieder geval in dat de afdeling inkoop in het nieuwe pandemieplan vanaf het eerste moment tot de cruciale afdelingen zal behoren. Niet alleen vanwege het zekerstellen van de grondstoftoevoer, maar ook omdat het verduurzamen van onze ketens meer dan ooit noodzaak is.

Inkopersindefrontlinie - lees ook de verhalen van Tom Hoeben, Jil de Jong en Efraim van Oeveren.