Kun je bij een leverancier alleen terecht wanneer je iets wil kopen? Dan is het tijd om verder te zoeken.

19 Mei 2020
Blog Efraim van Oeveren, senior procurement and sales executive Lyreco Benelux.

Bij een crisis als deze dienen zich allerlei opportunisten aan die schaarse producten aanbieden. Juist in deze periode komt tot uitdrukking dat het bij inkoop om zoveel meer gaat dan alleen product en prijs. Een goede samenwerking met leveranciers is essentieel. 

Toen begin maart de crisis uitbrak, kwam dat voor ons net als voor iedereen onverwacht. Dit hadden we nog nooit meegemaakt. De situatie is zo ongrijpbaar. Daar kun je je moeilijk op voorbereiden. Lyreco levert als totaalleverancier b2b producten voor kantoor- en werkplekbenodigdheden, kantoorinrichting, hygiëne, veiligheid en catering. Er is nu wereldwijd een enorme vraag naar producten om een thuiswerkplek in te richten en naar producten op het gebied van hygiëne en bescherming, zoals mondkapjes, sanitair en desinfecterende middelen. Lyreco is in 42 landen actief. Daardoor hebben wij op zoveel plekken voorraad dat we het merendeel van de klanten nog steeds kunnen bedienen. We besloten om bij werknemers thuis te gaan leveren in plaats van op het kantooradres, waardoor op onze facilitaire dienst en bezorgservice een enorme druk kwam te staan.

Opportuniteitsverkopers

We merkten dat zowel aan de leverancierskant als de kant van onze klanten, bedrijven het zwaar kregen en niet klaar waren voor het flexibel werken. Levertijden liepen op en de communicatie verliep trager, zaken bleven liggen. Doorontwikkeling en nieuwe samenwerking kwamen stil te liggen. Doordat er zoveel vraag was naar specifieke producten, sneeuwden andere producten onder. Er doken heel veel opportuniteitverkopers op, marketing-kanonnen die het inkopers moeilijk maakten. Ze verkopen bepaalde producten voor een vier of vijf keer hogere prijs. Dit is niet het moment om prijzen te verhogen, vinden wij. Het is de kracht om prijzen marktconform te houden, ook voor je klanten. Juist nu is het belangrijk is om de business veilig te stellen door samen te werken.

Samenwerking is key

Omdat ik zowel aan de inkoperskant werk als aan de verkoopkant, ken ik beide werelden. Ik ken de belangen van beide zijden en weet: ‘samenwerking is key’. Dat maakt het makkelijker om tot een overeenkomst te komen. De relaties die we hebben opgebouwd met leveranciers, door jarenlang goed contact, daar plukken we nu de vruchten van. We groeien in deze periode verder naar elkaar toe. Als je die relaties niet hebt ga je stuk. Als verkoper is het nu best lastig omdat je persoonlijk contact mist. Iedereen werkt thuis en alles gaat via beeldbellen. Je bent maar een klik verwijderd van einde gesprek. Dat houdt je scherp.

Vasthouden aan kernwaarden

Tijdens de crisis houden we vast aan onze kernwaarden in de relatie met partners. We handhaven geldende afspraken en wijken niet af van service. Daarom blijven onze leveranciers met ons samenwerken en blijven leveringen op tijd lopen, We hadden in het begin uitdagingen met een overflow aan aanvragen, ook voor niet gangbare producten, maar door snel internationaal schakelen konden we dat opvangen. Schaarse producten die hard nodig waren, werden heel snel weer geleverd en daar hebben onder andere de zorg en de scholen veel plezier van.

Goedkoper inkopen niet altijd goedkoper

Van een periode als deze kun je heel veel leren. Zo bleek voor ons bijvoorbeeld dat er grote vraag was naar allerlei producten waar we geen rekening mee hielden. Ineens was onze koffie uitverkocht, maar ook de postbakjes. Wij pasten ons draaiboek daarop aan.
De aansturing van de directie met hele korte lijnen en de goede inzet van iedereen in het bedrijf, maakt dat ik mijn werk kan blijven doen en we de klanten, ook in deze tijd, kunnen blijven bedienen. 

Inkopers zou ik willen meegeven: goedkoper inkopen is niet altijd werkelijk goedkoper. Zoek altijd naar een meerwaarde bij leverancier of collegabedrijf. Producten op zich zijn geen doel. Kijk hoe een bedrijf kan bijdragen aan de doelstellingen of kpi’s binnen je organisatie. Wat heb je nodig? Als je bij een toeleverancier alleen maar terecht kan om een product te kopen, dan is het tijd om verder te zoeken. Zij moeten er ook voor je zijn als het gaat om implementatie, service of het inrichten van een efficiënte online bestelomgeving voor je bedrijf. Of om een stukje extra informatie te verstrekken over concurrentie. Vraag meer van je toeleverancier dan alleen producten. Daar leer je van en krijg je meer energie van en heel vaak betere voorwaarden.

Inkopers in de frontlinie. Lees ook de verhalen van Tom Hoeben (Jeroen Bosch Ziekenhuis) en Jil de Jong (Provincie Zuid Holland)