Groningse studenten winnen NEVI Purchase Talent Award

03 Mei 2019

NEVI stimuleert jong inkooptalent door de Purchase Talent Award uit te reiken aan studenten van De Haagse Hogeschool, Hanzehogeschool en Hogeschool Rotterdam. De toekenning van de award is gepaard gegaan met gratis toegang tot de NEVI Contractmanagementdag die inmiddels heeft plaatsgevonden.

Groningse studenten Hanzehogeschool winnen NEVI Purchasing Talent Award

Winnaars Hogeschool Rotterdam met hun opdracht voor Visser & Smit Hanab, winnaars Haagse Hogeschool (boven) en winnaars Hanzehogeschool met hun opdracht bij provincie Groningen (onder).

Winnaars van de Hanzehogeschool over hun opdracht bij provincie Groningen

Wij (Emiel Rouhof en Gerard de Wit) hebben stage gelopen bij de provincie Groningen met als opdracht: een plan schrijven om contractmanagement in te bedden in de organisatie. In november 2018 zijn wij tegelijk met 28 andere duo's begonnen aan de inkoopmanagementstage van de Hanzehogeschool Groningen. Hiervoor heeft elk duo een consultancy opdracht uitgevoerd bij een organisatie. Als start van het Hanze Inkoopseminar hebben wij - als één van de drie beste duo's - een korte pitch gegeven over onze stageopdracht. Uiteindelijk zijn wij gekozen als de NEVI Purchasing Talents van 2019!

Inkoop achter de horizon

Het thema van het inkoopseminar was ‘Inkoop achter de horizon’. Wat we zien is dat de wereld van nu steeds meer verandert in een netwerkmaatschappij. Het is daarom belangrijk dat de provincie Groningen zich steeds meer gaat opstellen als een netwerkorganisatie. Een onderdeel hiervan is dat de provincie steeds meer samenwerkingsverbanden aangaat, ook met leveranciers. Daarom wordt contractmanagement steeds belangrijker. Door de krachten te bundelen kunnen organisatiedoelstellingen beter bereikt worden.

Onze stelling is: Inkoop achter de horizon is contractmanagement!                                               

Contractmanagement = rendement! Gemiddeld kan er door het uitvoeren van contractmanagement een rendement behaald worden van 9 procent. Dit blijkt uit internationaal onderzoek. Wij hebben onze praktijkopdracht uitgevoerd bij de provincie Groningen. De beïnvloedbare spend van deze organisatie is ongeveer €110.000.000. Als contractmanagement 9% rendement op dit bedrag kan opleveren spreken we over 10 miljoen euro. Voor de provincie Groningen is het ook belangrijk om kwaliteit te leveren. De organisatie werkt met belastinggeld en daarom is het belangrijk dat dit zo effectief mogelijk wordt besteed. Er is al beleid geschreven over contractmanagement en dit is op een aantal afdelingen ingebed. Het probleem is echter dat dit beleid nog niet op alle afdelingen is ingebed.

Onze centrale vraag luidt: Hoe kan de provincie Groningen contractmanagement organisatie breed implementeren en uitvoeren?

Verandertraject

Contractmanagement inbedden is een verandertraject en daarom hebben wij ook aandacht besteed aan verandermanagement. Wij hebben verschillende theorieën over verandermanagement vergeleken. De blauw/groene manier van werken uit de theorie van De Caluwé past het beste bij de bedrijfscultuur van de provincie Groningen. Deze manier van veranderen brengt veel structuur aan en creëert leermomenten voor de organisatie. Dit hebben we meegenomen in ons implementatieplan.

Implementatie

Nu is het echter van belang dat het contractmanagementbeleid ook daadwerkelijk uitgevoerd gaat worden. Om het beleid te implementeren hebben wij een implementatieplan inclusief stappenplan opgesteld. Om contractmanagement te implementeren adviseren wij aan de provincie Groningen om de volgende stappen te doorlopen:

  1. Benoem een proceseigenaar
  2. Een toekomstvisie bepalen
  3. Het beleid vaststellen
  4. Teams samenstellen
  5. Werkprocessen beschrijven
  6. Contractbeheer op orde brengen
  7. Contractmanagement implementeren
  8. Beheren van het proces

Strategieën

Om het contractmanagement te implementeren hebben wij twee strategieën opgesteld.

Strategie één heeft betrekking op contracten die al aanwezig zijn binnen de organisatie. Niet elk contract heeft contractmanagement nodig. Daarom adviseren wij om op zoek te gaan naar probleemcontracten in de organisatie. We hebben hier een aantal filters voor bedacht. 

  1. Eerst op zoek gaan naar probleemcontracten in de organisatie
  2. Vervolgens uitzoeken welke contracten de grootste impact hebben
  3. En het laatste filter is inschatten of een leverancier eventueel zou willen meewerken

Deze strategie is bedacht om snel resultaten te boeken om de toegevoegde waarde van contractmanagement zichtbaar te maken in de organisatie. 

Strategie twee heeft betrekking op nieuwe contracten die worden afgesloten bij de provincie Groningen. Bij strategie twee adviseren wij om het contractmanagement al vroegtijdig in het inkoopproces op te nemen. Wij adviseren om bij een aanbesteding een contractmanagementmodule in te richten. Zo kan er vooraf al vormgegeven worden aan contactmanagement en krijgen beide partijen de verplichting om contractmanagement uit te voeren. Door deze strategie toe te passen kan contractmanagement vanuit een nieuw beginpunt worden toegepast op contracten waar het toegevoegde waarde heeft. 

Door deze twee strategieën te volgen kan de provincie Groningen contracten optimaal benutten en kunnen organisatiedoelstellingen beter bereikt worden.

Inkoop achter de horizon is contractmanagement!