"Denk vooraf na over het managen van contracten"

16 Augustus 2019

Suzanne van Boven is sinds 2016 contractmanager Wmo Sociaal Domein bij Meerinzicht, een samenwerkingsverband van de gemeenten Harderwijk, Ermelo en Zeewolde. Ze vertelt: “In 2015, toen de decentralisatie een feit werd, was ik nog HRM-adviseur voor het sociaal domein. Er kwamen intern nieuwe functies, waaronder die van contractmanager. Het bleek heel lastig die vacature te vervullen. Omdat ik me erg begaan voel met de kwaliteit van Wmo-zorg die onze drie gemeenten leveren, heb ik op een gegeven moment zelf op die vacature gesolliciteerd.”

Ze kreeg de baan en daarmee het beheer van de contracten die in 2015 waren aangegaan. “Bij het inlezen in de nieuwe materie viel me direct  op dat we aan de voorkant goed hadden nagedacht over de contracten, maar dat er onvoldoende is stilgestaan hoe we die contracten zouden gaan managen. Je kunt nog zulke goede afspraken maken met zorgleveranciers, maar als je niet monitort of die afspraken worden nagekomen en of klanten tevreden zijn, dan zijn het papieren tijgers.”

Praktische handvatten

Niet alleen voor de gemeenten, ook voor leveranciers was contractmanagement een nieuw thema. Suzanne zocht naar een verdiepingsslag om het contractmanagement meer handen en voeten te geven. “Ik kwam op internet de NEVI-training Contractmanagement Sociaal Domein tegen. Dat was precies wat ik zocht: lekker overzichtelijk in twee dagen. Want ik had op dat moment geen behoefte aan en tijd voor een langdurige opleiding. Ik was op zoek naar praktische handvatten.”

Die kreeg ze tijdens de training. “Ik heb veel nieuwe inzichten opgedaan. Het belangrijkste is wel dat ik heb geleerd om vanuit meerdere perspectieven naar een contract en een relatie te kijken. Natuurlijk vanuit het perspectief van de zorgaanbieder: hoe belangrijk zijn wij als Meerinzicht voor hen? Maar ook vanuit het perspectief van interne collega’s. Hoe staan de wethouders en de beleidsmedewerkers erin? Wat is voor hen belangrijk? Zitten we intern eigenlijk wel op één lijn en hebben de verschillende wensen wel een plek gekregen in het contract?”

Integrale kijk op contracten

Deze vragen stelt Suzanne nu veel explicieter. “Onbewust wist ik natuurlijk wel welke krachten er spelen, maar ik had het voor mezelf nooit inzichtelijk gemaakt. Door dat nu wel te doen, begrijp ik beter waarom bepaalde contracten wel of niet goed lopen. Ik kan beter doorgronden waar conflicten vandaan komen en wat ik kan doen om strubbelingen weg te nemen.” 

Ze heeft geleerd om nog veel integraler te kijken. En dat is fijn, want Meerinzicht wil uiteraard graag de lessen uit die eerste contracten van 2015 meenemen bij het aanbesteden van nieuwe contracten. “Ons doel is uiteindelijk natuurlijk om hoge kwaliteit van zorg te leveren. Dat is per definitie zorg die is afgestemd op de wensen van een individuele klant. Dit betekent dat je zorgverleners ruimte moet geven om dat maatwerk te leveren. Maar uiteindelijk moet je dit wel monitoren. Hoe ga je dat doen? Welke KPI’s hanteer je daarvoor? Door deze training heb ik hier een veel bredere kijk op gekregen. Die kennis benutten we nu ook bij nieuwe aanbestedingen.” 

Dit betekent dat bij nieuwe aanbestedingen er nog meer inbreng is voor zorgaanbieders om mee te denken over de te leveren ondersteuning. Suzanne: “Als je een aanbesteding schrijft vanuit het managen van risico’s, krijg je een contract met heel veel regeltjes en weinig flexibiliteit. Wij kijken liever hoe we de specifieke kennis van zorgverleners beter kunnen benutten om zo optimaal maatwerk te kunnen leveren aan de klant.”

Breder netwerk gekregen

Ze vond het contact met haar medecursisten prettig. “We zaten met een groep van negen contractmanagers uit het hele land. Ik vond het interessant om te zien hoe andere gemeenten contractmanagement hebben ingericht. In kleine gemeenten doet een beleidsmedewerker het er soms gewoon bij, grote gemeenten hebben vaak regionale contractmanagers. Ook zijn er grote contrasten tussen het aantal leveranciers waar een gemeente mee samenwerkt. De één kiest voor een paar partijen terwijl de andere gemeente met alle leveranciers wil samenwerken en dus heel veel contracten afsluit. Dat heeft natuurlijk gevolgen voor hoe je contractmanagement inricht. Ik heb op dit gebied veel van medecursisten geleerd.”

Nog belangrijker vindt Suzanne het dat ze die medecursisten ook gewoon kan bellen als ze even wil sparren. “Het is prettig dat ik nu een breder netwerk heb, dat ik anderen in een vergelijkbare functie kan vragen naar hun ervaringen met bepaalde onderwerpen of met bepaalde leveranciers.”

Kortom, ze kan de training aan alle contractmanagers sociaal domein aanbevelen. “In korte tijd maak je veel onbewuste kennis expliciet en concreet toepasbaar. Dat is heel waardevol.”

Lees meer over de training Contractmanagement Sociaal Domein voor gemeenten die Suzanne volgde.

Meer over Contractmanagement.