Communiceren kunnen ook de beste inkoopprofessionals nog leren

15 Maart 2018

Inkoopprofessionals in de publieke sector communiceren op een gemiddelde werkdag heel wat af. In de manier waarop ze dat doen blijkt echter nog een hoop winst te behalen. Dat was donderdag 8 maart de conclusie van de eerste kennissessie NEVI Publiek bij De Nederlandsche Bank (DNB). De sessie gaf ook praktische handvatten die deelnemers direct kunnen inzetten in hun eigen organisatie. Open het verslag als pdf. 

De locatie van de kennissessie is een bijzondere: bovenop 14.000 (!) baren goud delen zo’n 25 inkoopprofessionals in de publieke sector vandaag hun kennis en ervaringen op het gebied van de marketing van inkoop. Zij gaan letterlijk terug de schoolbanken in, want de (rol)stoelen waarop zij op de derde verdieping van DNB plaatsnemen hebben elk een eigen tafeltje dat gebruikt kan worden om aantekeningen te maken. Waar het voor sommige van de deelnemers niet eens zo lang geleden is dat zij écht in de schoolbanken zaten, zijn anderen al tientallen jaren werkzaam in de business. 

Inkopen vereist continue actualisatie van kennis van het vakgebied. Op dat gemis speelt NEVI met haar kennissessies in, vertelt dagvoorzitter en voorzitter van NEVI Publiek Richard Lennartz. Deze sessies hebben als doel om – de naam zegt het al – de kennis van professionals up to date te houden.

Kennissessie_DNB

Pijnpunten 

De host van de dag kickt deze eerste sessie van NEVI Publiek af met een presentatie waarin wordt ingegaan op de kansen en uitdagingen rondom de marketing van inkoop. Aan Daphne Boelhouwer, Head of Procurement bij DNB, de eer om de vinger op de zere plek te leggen: waar loopt zij zoal tegenaan in haar werkzaamheden? De discussies gaan volgens Boelhouwer binnen DNB vaak over de doorlooptijd van procedures (te lang), de verantwoordelijkheid om te handelen naar het interne beleid en de Aanbestedingswet (veel wet- en regelgeving om rekening mee te houden) en de marktkennis. 

Het beeld dat Boelhouwer schetst, blijkt voor veel deelnemers herkenbaar. Om de uitdagingen van alle deelnemende organisaties in kaart te brengen, worden de deelnemers gevraagd om vragen te beantwoorden via hun smartphone. De antwoorden zijn vervolgens live te zien op het scherm achter Boelhouwer. Maar eerst is het tijd voor een voorstelronde. Dan blijkt ineens dat de wielen onder de felgekleurde stoelen van de deelnemers een functie hebben: de vier verschillende kleuren worden namelijk gevraagd om naar elkaar toe te rollen en vormen groepjes. In deze groepjes stellen de deelnemers zichzelf voor en bespreken zij kort de werkwijze binnen de eigen organisaties. 

Vervolgens rolt iedereen weer vrolijk terug en gaat de sessie klassikaal verder. Uit de vragen die volgen wordt pijnlijk duidelijk waar de deelnemers tegenaan lopen in hun werkzaamheden. Afdelingen blijken van mening te zijn dat inkopen hen te veel tijd kost en hebben niet altijd een realistisch beeld van wat wel en vooral niet mogelijk is. Het meest gegeven antwoord op de vraag ‘Wat zeggen klanten over inkopen in jullie organisatie?’ zegt genoeg: lastig. 

Hoe moet het wel? 

Hoewel de nadruk in het eerste deel van deze kennissessie tot noch toe vooral op negatieve aspecten lag, blijkt uit een aantal van de volgende vragen dat de deelnemers wel weten wat er nodig is om de marketing van inkoop te verbeteren. In dit opzicht behoren meedenken, communiceren, ontzorgen en aandacht geven tot de belangrijkste kernwoorden. “We weten het kennelijk heel goed, maar waar gaat het dan mis?” merkt een van de deelnemers terecht op. 

Hoewel dat een vraag is waar zelfs na honderd kennissessies geen eenduidig antwoord op te geven is, draagt het tweede deel van deze bijeenkomst wel een oplossing voor de problemen van de deelnemers aan. Dat heeft alles te maken met hoe Ineke Siero en Eugenie Roozen van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) omgaan met de marketing van inkoop. Hun strategie bestaat in hun eigen woorden uit drie elementen: een harde kant, een zachte kant en alles wat niet hard is, maar ook niet zacht. 

Een vrij simpele, maar volgens Siero en Roozen doeltreffende strategie. Zij leggen uit dat de harde kant bij SZW onder andere is terug te zien in het feit dat de budgethouder – en niet de inkoopafdeling – verantwoordelijk wordt gehouden. Ook moet er toestemming worden gevraagd wanneer wordt afgeweken van het inkoopbeleid, en afdelingen weten dat die toestemming slechts in uitzonderlijke gevallen wordt verleend. Kortom: bij SZW wordt de speelruimte klein gehouden. Klanten worden blij gehouden met de zachte kant die daar tegenover staat, waarbij directiegesprekken en teamgesprekken plaatsvinden, er continu sprake is van contact tussen de betreffende partijen en er ruimte is voor begrip, veel geduld en uitleg. Samengevat gaat het hier dus niet om wat moet, maar om wat er kan. Het inkoopadvies focust niet de te volgen procedure en bijkomende plichten, maar op de strategie om invulling te geven aan de behoefte. Wederzijds vertrouwen is daarbij een belangrijk streven. Tot slot heeft de combinatie van hard en zacht betrekking op het inzicht geven in bijvoorbeeld de uitgaven en de aanbestedingskalender. 

Kleurrijke breakout

Geïnspireerd door de strategie van SZW, wordt de kennissessie afgesloten met een korte breakout. De verschillende kleuren stoelen zoeken elkaar weer op, om onder leiding van een van de sprekers van de dag te bespreken wat er beter kan (of moet) in de eigen organisaties. De conclusie is eenduidig: communiceren is de oplossing voor alle problemen – mét een harde én zachte én niet harde maar ook niet zachte kant. En dat alles uiteraard met een overtuigende glimlach. 

Kennissessies Publiek

In 2018 worden er exclusief voor en door NEVI-leden die in de publieke sector werkzaam zijn kennissessies georganiseerd. De sessies worden altijd met toonaangevende partijen uit de publieke sector zoals De Nederlandsche Bank, gemeente Rotterdam, UBR/HIS en Pels Rijcken georganiseerd. De eerstvolgende sessie vindt op 19 juni plaats bij gemeente Rotterdam

Bron auteur: 
Sherida van IJsselmuide