“Gunningscriteria zijn strategische instrumenten”

10 December 2018

“Gunningscriteria zijn strategische instrumenten” dat zei Elisa Palm, sinds 2007 advocaat bij Pels Rijcken en gespecialiseerd in de aanbesteding van grote projecten. Samen met haar collega advocaat Diederik Wolters Rückert was zij spreker tijdens de laatste Kennissessie NEVI Publiek in 2018. 

Een bijeenkomst op het kantoor van Pels Rijcken in Den Haag staat altijd garant voor professionele presentaties, interessante content, actuele jurisprudentie en een warm ontvangst. Zo ook op 27 november bij de Kennissessie NEVI Publiek over Gunningscriteria. 

Gunningscriteria

De basis voor een goede, lees: transparante, aanbesteding zijn de gunningscriteria. Sterker nog, Palm en Wolters Rückert beschouwen ze als een strategisch instrument voor het behalen van (duurzame) doelstellingen. Een groot deel van hun presentatie gaat dan ook over de formulering van die criteria, inclusief voorbeelden en jurisprudentie. Bij de formulering van de criteria ga je uit van wat je wilt hebben. Als je weet wat je wilt hebben, vermeld dat dan ook gewoon. De gehele aanbestedingsprocedure moet vooraf goed worden uitgedacht.

Een veel voorkomende vraag uit de praktijk is in hoeverre de (weging van ) sub-gunningscriteria of de hulpmiddelen voor scoresystemen bekend gemaakt moeten worden. Ook daarover is de wet én Pels Rijcken duidelijk: Gelijke behandeling = transparantie = ‘alle voorwaarden en modaliteiten van de gunningsprocedure in het aanbestedingsbericht of in het bestek op een duidelijke, precieze en ondubbelzinnige wijze [formuleren], opdat […] alle behoorlijk geïnformeerde en normaal oplettende inschrijvers de juiste draagwijdte kunnen begrijpen en zij deze op dezelfde manier interpreteren […].’ 

Beoordelen is mensenwerk dat snapt ook een rechter. De sleutel is dat je de scores objectief
en transparant moet kunnen uitleggen en motiveren aan de hand van de bekendgemaakte gunningscriteria.
 

Aan de slag met een kort geding

En als het dan toch tot een kort geding komt omdat een inschrijver zich benadeeld voelt… dan gaan we daar mee aan de slag! De aanwezigen werden verdeeld in vier groepen: de aanbestedende partij, de winnende inschrijver, de verliezende inschrijver en de rechtbank. In een half uur werd een casus over de aanbesteding van een fictief museum besproken en in de groepen uitgewerkt. Met als resultaat een bijzonder kort geding, met inkopers in toga’s in de tijdelijke rechtbank aan de Bezuidenhoutsweg in Den Haag. 

Een ruime tijdsinvestering voor een heldere formulering van de (sub)gunningscriteria
betaalt zich in het totale aanbestedingsproces dubbel en dwars uit.
  

Tips van Pels Rijcken

  • Laat een niet betrokken collega vooraf de gunningscriteria doorlezen. Hoe leest de betrokken collega de gunningscriteria?
  • Een goede motiveringsbrief is meer dan een ‘samenvatting’. Neem de tijd voor een heldere motivering bij de scores.
  • Laat de beoordelingscommissie met een unaniem besluit komen. En stel tijdens de beoordeling van de inschrijvingen  meteen de gehele motiveringstekst op. Dit kost wel meer tijd, maar is de investering meer dan waard.
  • Ook bij score 8 op 10, motiveren waarom het geen 10 is. Kanttekeningen bij beoordeling vermelden.
  • Wanneer je prijzen gaat publiceren, vermeld dit vooraf in de aanbesteding.

Update certificaat

Kennissessie_NEVIPubliek_PelsRijcken 

Bij de afsluiting deelde Ton van Geijlswijk, netwerkmanager bij NEVI, certificaten uit aan de deelnemers die hun 3e kennissessie van dit jaar hebben bijgewoond. In 2018 hebben 22 personen een Update certificaat NEVI Publiek ontvangen.