Inkoop

Alles waar een factuur tegen over staat, en meer!

Inkoopstrategie

Inkoopbeleid is een integraal deel van de organisatiestrategie. Inkoop moet zorgen voor het verminderen van de strategische kwetsbaarheid als een levering of leverancier uitvalt. Inkoop moet (via de leveranciers) bijdragen aan het realiseren van de organisatiedoelstellingen. Multinationals, MKB-bedrijven, overheidsorganisaties, ziekenhuizen – allemaal hebben ze te maken met een dynamische omgeving, veranderende klantwensen en toenemende globalisering. In iedere organisatie staan inkopers dan ook voor dezelfde uitdaging: met inkoop een bijdrage  leveren aan de organisatiestrategie.

De organisatiestrategie zet de lijnen uit om klantbehoeften optimaal in te vullen en onderscheidend te zijn ten opzichte van concurrenten. Inkoop speelt hierin een belangrijke rol. Bij een inkoopquote van bijvoorbeeld 60% leveren de leveranciers immers 60% van de toegevoegde waarde van een organisatie - en zijn daarmee voor 60% verantwoordelijk voor het behalen van de organisatiestrategie.

Organisatie

Inkoop wordt door iedereen gedaan. Als de omvang en het belang van inkoopstromen toenemen, worden organisaties zich sterker bewust van de noodzaak inkoop te coördineren om synergie te behalen. Mensen, middelen en kennis op het gebied van de inkoop moeten worden gebundeld. Organisaties kunnen als geheel zelfs besluiten samen te gaan werken met andere organisaties.

De inkooporganisatie moet passen bij het gekozen inkoopbeleid. Omdat verschillende functionarissen bij inkoop betrokken zijn, is het belangrijk dat alle activiteiten goed op elkaar zijn afgestemd. En omdat inkoop steeds complexer wordt, is ook aandacht voor project- en teammanagement vereist. De cruciale vraag bij het vormgeven van de inkooporganisatie is: Wie is verantwoordelijk voor de inkoopstrategie en voor het tactische en operationele inkoopproces? Vervolgens is de vraag waar in de organisatie die personen geplaatst zijn.

Vaardigheden zijn cruciaal
Doordat inkoop steeds belangrijker en complexer wordt, moet de inkoper over steeds meer vaardigheden beschikken. Dit vertaalt zich onder andere in een stijgend opleidingsniveau van inkopers. Door de vele veranderingen en doordat inkoop op iedereen binnen een organisatie van invloed is, zijn ook vaardigheden in verandermanagement cruciaal.

Inkoopproces

Inkoop zorgt voor tijdige levering van diensten en goederen om de voortgang van het bedrijfsproces zeker te stellen, inkopers zorgen voor het ‘rationaliseren’ van het inkoopproces door een complete functionele specificatie, analyses van markt en leveranciers en een gedegen besluitvormingsproces.

Het inkoopproces bestaat uit meerdere fasen die nauw met elkaar samenhangen. De inkoper houdt zich bezig met alle fasen en vooral met de samenhang ertussen.

  • Specificatie. De specificatie is een omschrijving van de eigenschappen waaraan de in te kopen producten of diensten moeten voldoen.
  • Marktonderzoek. Tijdens het marktonderzoek wordt vastgesteld welke leveranciers het meest geschikt lijken. Aan deze leveranciers wordt een offerteaanvraag verstuurd, waarna de ontvangen offertes op basis van gunningscriteria worden vergeleken.
  • Onderhandelen. Als de offertes niet optimaal aansluiten bij de wensen, is het zaak met leveranciers te onderhandelen. Vervolgens wordt de best passende leverancier gekozen en wordt het contract opgesteld.
  • Operationele inkoop. De goederen of diensten worden besteld en vervolgens wordt bewaakt dat ze worden geleverd en voldoen aan alle eisen.
    Na betaling resteren nog twee taken; het archiveren van relevante documentatie en het bijwerken van de leveranciersgegevens in het vendorrating systeem.

Leveranciers
Niet elke leverancier is even belangrijk en inkoop zorgt voor een classificatie van leveranciers, de trend is van heel veel kleine naar enkele grote leveranciers, met de strategische leveranciers werkt inkoop aan partnerschap, ketenmanagement en integratie van processen, product- en procesvernieuwing.

Informatievoorziening en automatisering
Bij inkoop komen al snel duizenden artikelgegevens, leveranciers, bestellingen en facturen kijken. Een inkoopsysteem is een geautomatiseerd systeem dat helpt al deze gegevens en belangrijke managementinformatie overzichtelijk te verwerken. Vele facetten spelen daarbij een rol:

  • E-procurement. Electronic procurement, ofwel ‘elektronisch inkopen’ is het gebruikmaken van internettechnologie in het inkoopproces. Er zijn tal van toepassingen, zoals het vereenvoudigen van het operationele proces, het vergroten van de marktmacht, het doorlopen van het inkoopproces of het beheersen van kennis.
  • Spendanalyse. Om grip te krijgen op inkoopuitgaven zijn cijfers nodig. Hierbij onderzoeken inkopers vragen, zoals: Bij welke leveranciers kopen we? En welke productgroepen en hoeveelheden kopen we in?
  • Vendorrating. Ofwel ‘inkoopprestatiemeting’. Dit meet hoe leveranciers presteren op bijvoorbeeld levertijd, kwaliteit en prijs. Door dit periodiek aan een leverancier terug te koppelen, kunnen continu verbeteringen worden doorgevoerd. Daarnaast worden de effecten van alle inkoopactiviteiten gemonitord, zoals de interne klantgerichtheid en informatievoorziening van inkopers.

Kijk voor meer achtergronden en actualiteit over inkoop in ons Kennislab